Un fornitore comunica il richiamo di un lotto. Oppure lo apprendi da un'allerta pubblica. In quel momento la domanda è una sola e non ammette approssimazioni: quel lotto è entrato da noi? Dove è finito? La procedura di ritiro va preparata prima, perché quando serve non c'è tempo per inventarla.
La sequenza operativa
1. Identificare
Verificare se il lotto oggetto di allerta è stato ricevuto: la ricerca deve richiedere minuti, non ore (per questo conta la tracciabilità in ingresso).
2. Bloccare
Isolare fisicamente il prodotto ancora in giacenza, identificarlo chiaramente come bloccato e impedirne l'utilizzo. È la prima azione, prima ancora delle comunicazioni.
3. Ricostruire a valle
Stabilire se e dove il lotto è stato impiegato: preparazioni, date, eventuali cessioni a terzi.
4. Comunicare
Informare i soggetti previsti secondo la procedura definita nel piano — fornitore, autorità competenti, eventuali clienti a valle — con le modalità e i tempi stabiliti dalla normativa.
5. Gestire il prodotto
Restituzione al fornitore o smaltimento, secondo le indicazioni ricevute, con registrazione delle quantità.
6. Documentare tutto
Ogni passaggio va tracciato: cosa è stato trovato, quando, quali decisioni sono state prese, quali comunicazioni inviate. È la prova della gestione diligente.
Cosa preparare prima
- Una procedura scritta nel manuale, con ruoli e responsabilità definiti;
- Recapiti aggiornati di fornitori e autorità competenti;
- Un sistema di tracciabilità interrogabile rapidamente;
- Modelli di comunicazione già predisposti;
- Un'area fisica identificata per il blocco prodotti.
La prova di simulazione
Le procedure di richiamo si testano: scegliere un lotto a campione e simulare il ritiro completo, cronometrando. È un esercizio che rivela immediatamente i punti deboli — e che in sede di audit dimostra maturità del sistema.
Il supporto del sistema
Con il modulo Tracciabilità & Richiami di HACCP Semplice la fase di identificazione — quella che consuma più tempo — si riduce a una ricerca: dato il lotto, il sistema mostra ingresso, fornitore e impieghi registrati. La procedura di ritiro viene documentata passo per passo e confluisce nel dossier.
Contenuto informativo: obblighi e modalità di comunicazione in caso di richiamo sono stabiliti dalla normativa vigente. Definisci la procedura con il tuo consulente.
