"Il cliente Alfa ci fattura €50.000 all'anno." Bello, no? Ma è profitto o perdita? Senza tracciare il tempo speso da ogni consulente, davvero non lo sai. Magari quella commessa ti costa €60.000 di ore consulenti e stai bruciando soldi senza rendertene conto. Vediamo come tracciare la marginalità reale.
Il problema delle PMI di consulenza
"Quanto tempo abbiamo speso?"
Domanda fatta a fine commessa. Risposte tipiche:
- "Boh, tante ore."
- "Mario ci ha lavorato un mese, credo."
- "Forse 200, forse 350. Non saprei."
Risultato: fatturazione a stima, mai a consuntivo. Senza dato, nessun controllo possibile.
Timesheet a fine mese
HR chiede ai consulenti di compilare timesheet l'ultimo giorno del mese. Riempiono "a memoria", inventando ore per arrivare alle 160 totali. Dato inaffidabile.
Excel personali
Ogni consulente ha il suo Excel. Formule diverse, codifiche clienti diverse, scadenze diverse. Aggregare è un incubo. Marginalità per cliente: impossibile.
Come calcolare la marginalità reale
Step 1: Costo orario consulenti
Formula base:
Costo orario consulente = (RAL annua + contributi + benefit + costi indiretti) / ore lavorate annue
| Voce | Esempio Senior |
|---|---|
| RAL | €45.000 |
| Contributi INPS/INAIL (~33%) | €14.850 |
| TFR + 13°/14° | €7.500 |
| Benefit (PC, telefono, formazione) | €2.500 |
| Quota costi indiretti (sede, IT, ammin) | €12.000 |
| Costo totale annuo | €81.850 |
| Ore lavorate (40h × 47 sett × 0.85) | 1.600 h |
| COSTO ORARIO | €51/h |
Spesso le aziende lavorano credendo che il consulente "costi" lo stipendio orario (es. €25/h), quando in realtà costa il doppio.
Step 2: Ore reali per cliente
Qui serve il timesheet quotidiano per cliente/commessa. Non a fine mese — giornaliero.
Ogni mattina (o sera) il consulente registra: 3h cliente Alfa fase analisi, 4h cliente Beta fase implementazione, 1h amministrazione interna.
Step 3: Calcolo margine
| Cliente | Fatturato | Ore | Costo (€51/h) | Margine |
|---|---|---|---|---|
| Alfa | €50.000 | 1.250 h | €63.750 | –€13.750 (–28%) |
| Beta | €80.000 | 800 h | €40.800 | +€39.200 (+49%) |
| Gamma | €35.000 | 450 h | €22.950 | +€12.050 (+34%) |
Sorpresa: Alfa (il "cliente da €50k") è in perdita di €13k. Beta, "piccolo" sulla carta, è il vero generatore di margine.
Decisioni che prendi con questa informazione
Cliente in perdita: 3 opzioni
- Rinegoziare il prezzo: portare la fattura da €50k a €70k (almeno breakeven + 5% margine)
- Ridurre lo scope: tagliare attività non remunerative (es. "supporto illimitato" → "10h/mese incluse")
- Disinvestire: lasciar andare il cliente per liberare risorse su clienti redditizi
Cliente molto redditizio: come scalare
- Up-sell di altri servizi (è già soddisfatto e profitable)
- Referral richiesto attivamente
- Case study pubblicato (con consenso)
Setup operativo con HRPro
Il modulo Commesse & Timesheet di HRPro:
- Anagrafica clienti e commesse con struttura multi-step
- Budget orari e tariffe per ogni commessa
- Timesheet desktop a griglia settimanale per inserimento veloce
- App mobile day-by-day per consulenti fuori sede
- Integrazione con ferie/permessi/malattia: niente doppi inserimenti
- Workflow approvazione settimanale
- Report consumato vs budget con margine automatico
- Export Excel e PDF + invio diretto via email al PM o committente
Best practice di adozione
- Inserimento quotidiano, non mensile. Anche solo 2 minuti a fine giornata.
- Approvazione settimanale del responsabile: filtra errori prima che si accumulino.
- Review mensile margine per cliente: in board direzionale, decisioni chiare.
- Tariffe interne riviste annualmente: costi cambiano (RAL, contributi, benefit).
Conclusione
Fatturare €50k a un cliente non significa guadagnarci. Il timesheet rigoroso integrato in HR è l'unico modo per sapere la verità. Il modulo Commesse & Timesheet di HRPro ti dà il dato senza richiedere infrastruttura aggiuntiva.
