Tu fai un intervento di assistenza/manutenzione su 5 cantieri al giorno. Ogni intervento genera un rapporto firmato dal cliente che diventerà la base per la fattura. Tradizionalmente: 7-15 giorni tra intervento e fatturazione. Con un sistema integrato: 1-3 giorni. Vediamo come accelerare drasticamente la fatturazione.
Il workflow tradizionale
- Giorno 0: tecnico esegue intervento, compila rapporto cartaceo, fa firmare cliente.
- Giorno 1-3: tecnico riporta i moduli in azienda.
- Giorno 4-7: amministrazione decifra moduli, inserisce dati nel gestionale, assegna ore e materiali.
- Giorno 8-12: amministrazione genera fattura, controlla, invia a SDI.
- Giorno 13-30+: cliente paga (a 30 giorni dalla fattura).
Tempo da intervento a incasso: 40-50 giorni nel migliore dei casi.
Il workflow digitale integrato
- Giorno 0: tecnico compila rapporto digitale dal tablet, fa firmare cliente sul touchscreen, invia automaticamente.
- Giorno 0 stesso: rapporto in archivio cloud, dati strutturati pronti per fatturazione.
- Giorno 1-2: amministrazione genera fattura da rapporto in 1 click. Invio SDI.
- Giorno 30+: cliente paga.
Tempo da intervento a incasso: 30-35 giorni. Ridotto del 30-40%.
Il vantaggio finanziario del DSO ridotto
Il DSO (Days Sales Outstanding) misura quanti giorni servono per incassare le fatture. Riducerlo significa:
- Meno capitale circolante necessario.
- Meno necessità di anticipi bancari (costo finanziario).
- Maggiore liquidità per investimenti.
Caso impresa edile con 1.000.000 €/anno di fatturato e DSO ridotto da 50 a 35 giorni:
- Capitale circolante liberato: ~41.000 € (15/365 × 1M).
- Costo finanziario evitato (al 4%): ~1.640 €/anno.
Più la liquidità per cogliere opportunità: pagare in contanti = sconto fornitori 2-3%.
Come trasformare il rapporto in fattura
Lista rapporti pronti
L'amministrazione apre il modulo Rapporti:
- Filtro: stato "firmato" + non ancora fatturato.
- Lista con cliente, importo stimato, data intervento.
- Selezione multipla per fatturazione massiva.
Generazione fattura
Per ogni rapporto:
- Cliente già nell'anagrafica con P.IVA, indirizzo, condizioni pagamento.
- Materiali utilizzati estratti dal rapporto (con prezzi unitari).
- Ore manodopera estratte (con tariffa oraria).
- Eventuali extra (trasferta, urgenza).
- Calcolo IVA automatico.
- Numerazione progressiva.
Click "Genera fattura" → fattura completa pronta.
Trasmissione SDI
- Generazione XML SDI conforme.
- Invio diretto al Sistema di Interscambio.
- Verifica accettazione/scarto.
- Notifica al cliente con PDF e XML.
Fatturazione raggruppata o singola
Fattura singola per intervento
Per clienti occasionali o interventi una tantum:
- 1 rapporto = 1 fattura.
- Pagamento immediato (30 gg dalla fattura).
Fattura mensile aggregata
Per clienti ricorrenti (manutenzione regolare, contratti annuali):
- Tutti i rapporti del mese = 1 fattura.
- Dettaglio righe per intervento.
- Riduce overhead amministrativo del cliente.
Configurabile per cliente.
Casi d'uso particolari
Service di manutenzione
Cliente con contratto annuale di manutenzione:
- Canone fisso mensile.
- Interventi extra fatturati a parte (ore + materiali).
- Rapporti come prova di esecuzione.
Lavori a corpo
Cantiere con valore concordato a forfait:
- SAL (Stati Avanzamento Lavori) periodici.
- Rapporti come prova fasi completate.
- Fatturazione SAL.
Lavori a misura
Cantiere con prezziario per voci:
- Computo metrico al completamento fasi.
- Materiali e ore tracciati nei rapporti.
- Fatturazione dettagliata.
Audit e conformità fiscale
Per ogni fattura, tracciabilità completa verso il rapporto firmato:
- Data intervento.
- Tecnico che ha eseguito.
- Cliente firmatario.
- Materiali e ore.
- Hash del PDF firmato.
In caso di verifica AdE: documenti pronti, integrità verificabile.
Errori comuni nella fatturazione tradizionale
- Materiali dimenticati: rapporto cartaceo ne riporta alcuni, fattura ne dimentica altri.
- Ore sottostimate: cliente firma 3 ore ma scritte 2.
- Tariffe sbagliate: tariffa oraria diversa dal listino.
- Doppia fatturazione: stesso rapporto fatturato due volte.
Tutti azzerati con sistema digitale integrato.
Numeri reali
| Voce | Tradizionale | Edilgestya |
|---|---|---|
| DSO medio | 50-65 giorni | 30-40 giorni |
| Tempo amministrazione/fattura | 15-30 min | 3-5 min |
| Errori fatturazione | 3-5% | ~zero |
| Fatture perse/non emesse | 2-3% | 0% |
I moduli Edilgestya correlati
- Rapporti Intervento.
- Anagrafiche con dati fiscali.
- Magazzino per materiali.
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