Lunedì mattina, un dipendente non si presenta al lavoro. Non chiama, non manda certificato, irreperibile. Martedì idem. Mercoledì idem. Cosa fare? Quando puoi contestare? Quante assenze servono per il licenziamento? Vediamo la procedura corretta.
Quando un'assenza è "ingiustificata"
Un'assenza è ingiustificata quando il lavoratore:
- Non si presenta al lavoro
- Non comunica tempestivamente il motivo all'azienda
- Non produce documentazione giustificativa entro i termini previsti dal CCNL
Esempi di assenza giustificata (NON contestabile):
- Malattia comunicata + certificato medico entro 2 giorni
- Lutto familiare con documentazione
- Donazione sangue documentata
- Permessi legge 104 autorizzati
- Assemblea sindacale comunicata
- Visita medica programmata
- Ferie/permessi precedentemente approvati
Esempi di assenza ingiustificata (contestabile):
- Non si presenta e non avvisa
- Si presenta a metà giornata senza spiegazione
- Lascia il posto di lavoro durante il turno (abbandono)
- Comunica malattia ma non invia certificato entro 2 giorni
- "Ferie" prese unilateralmente senza approvazione
Quando aprire la contestazione
Già dopo il primo giorno?
Dipende. Considera:
- Possibili motivi gravi (infortunio, ricovero, evento familiare)
- Storia del dipendente (recidivo o sempre puntuale?)
- Tipologia dell'attività (urgenza copertura turno?)
Generalmente: tentativi di contatto per 1-3 giorni, poi contestazione formale.
Tentativi di contatto da documentare
- Chiamate al cellulare (registrate tabulato)
- SMS
- WhatsApp (screenshot)
- Eventualmente contatti con familiari
Tutto questo va documentato perché diventa prova della tua diligenza nel ricercare il dipendente.
Quando "abbandono del posto di lavoro"
Dipendente si presenta ma lascia il posto durante l'orario senza autorizzazione. Va contestato come "abbandono del posto di lavoro" che è più grave dell'assenza:
- Rischio sicurezza (catena produttiva, presidio antincendio)
- Danno operativo immediato
- Sanzione potenzialmente molto più severa
La procedura specifica
1. Tentativi di contatto (giorno 1-2)
- Chiama 2-3 volte al numero noto
- Invia SMS/WhatsApp di richiesta riscontro
- Invia email
- Documenta ogni tentativo
2. Lettera di richiamo informale (opzionale, giorno 2-3)
Email o messaggio: "Sig. Rossi, risulta non presente al lavoro dal [data] senza giustificazione. La invitiamo a fornire chiarimenti entro 24h o a presentarsi in azienda."
3. Contestazione disciplinare formale (giorno 3-5)
Notificata tramite raccomandata A/R o PEC. Contenuto:
- Date precise di assenza
- Tentativi di contatto documentati
- Mancata produzione di certificazioni
- Violazione art. CCNL applicato
- 5 giorni per replicare
4. Attesa replica
Il dipendente potrebbe replicare:
- Producendo certificato medico tardivo: valuta se sostiene un'assenza per malattia
- Giustificando con motivo grave: ricovero d'emergenza, lutto, ecc.
- Tace: la procedura prosegue
5. Decisione
Sulla base della replica (o silenzio): archiviazione o sanzione.
Le sanzioni applicabili
| Tipo assenza | Sanzione tipica |
|---|---|
| 1 giornata isolata, prima volta | Rimprovero scritto |
| 1-2 giorni, recidiva | Multa fino 4h retribuzione |
| 2-3 giorni consecutivi | Sospensione 1-3 giorni |
| 3-4 giorni consecutivi | Sospensione 5-10 giorni |
| 4+ giorni consecutivi senza giustificazione | Licenziamento per giusta causa (spesso CCNL prevede esplicitamente) |
| Abbandono posto di lavoro con danno | Licenziamento per giusta causa |
Quando licenziare per assenza ingiustificata
La maggior parte dei CCNL prevede esplicitamente:
- Licenziamento per giusta causa dopo assenza ingiustificata di 3-5 giorni consecutivi
- Licenziamento per giustificato motivo in caso di assenze ripetute (anche non consecutive) entro periodo dato (es. 3 episodi in 12 mesi)
Esempi per CCNL principali:
- Metalmeccanici: assenza ingiustificata > 4 giorni consecutivi = giusta causa
- Commercio: assenza > 3 giorni consecutivi = giusta causa
- Edilizia: assenza > 3 giorni senza giustificazione = grave inadempimento
Sempre verifica il CCNL specifico.
Errori da evitare
❌ Sanzione senza tentare di contattare
Se non documenti i tentativi di chiamata/email, il dipendente può dire "non sapevo come avvisarvi, mi era stato detto di non chiamare quel numero" → tua posizione debole.
❌ Sanzione troppo severa al primo episodio
Salvo casi gravissimi (es. assenza 1 settimana senza alcuna comunicazione), il primo episodio di assenza ingiustificata di 1 giorno è raramente sanzionabile con licenziamento.
❌ Non considerare il certificato medico tardivo
Se il dipendente arriva con certificato medico anche post-procedura, in molti casi devi considerarlo (la malattia non era preventivabile e ha tempi propri di certificazione).
❌ Confondere assenza con assenza per malattia
L'assenza per malattia con certificato regolare NON è ingiustificata, anche se ti crea problemi operativi.
Come gestire con HRPro
Il modulo Contestazioni Disciplinari integrato con presenze:
- Alert automatico al manager su mancata timbratura
- Verifica automatica se c'è certificato medico associato
- Verifica se ci sono ferie/permessi approvati
- Se l'assenza è realmente ingiustificata, propone bozza di contestazione
- Template specifico per assenza ingiustificata già pronto
- Tracking tentativi di contatto (puoi registrarli a sistema)
- Conta automatica recidive per applicare scaglione sanzione corretto
Conclusione
L'assenza ingiustificata è una delle infrazioni più frequenti ma anche più mal gestite. Documentazione, tempi corretti e proporzionalità sono chiave. Il modulo Contestazioni di HRPro automatizza la rilevazione e propone la procedura corretta.
Articolo informativo. Per casi specifici consulta consulente del lavoro o avvocato giuslavorista.
