Lunedì mattina, il responsabile operations è davanti a Excel. 25 autisti, 30 ordini in corso, regole UE 561, CCNL trasporti, 3 autisti in ferie, uno in malattia, scadenze CQC che incombono. Pianificare i turni in queste condizioni con un foglio Excel è una garanzia di errori, riposi non rispettati, conflitti. Ecco come strutturare un planning serio per autotrasporto.
I vincoli che devi rispettare
Reg. UE 561/2006
- Max 9h di guida giornaliera (10h max 2/settimana).
- Max 56h guida settimanale, 90h bisettimanale.
- Pausa 45 min ogni 4,5h.
- Riposo giornaliero 11h (riducibile a 9 max 3/settimana).
- Riposo settimanale 45h (riducibile a 24h max 1/2 settimane).
CCNL Trasporti (logistica e merci)
- Orario di lavoro 39h/settimana (mediato su 4 mesi).
- Massimo 48h/settimana medio (incluso straordinario).
- Diaria forfettaria per trasferta (variabile).
- Pause retribuite e non retribuite differenziate.
- Festività infrasettimanali da gestire.
- Indennità trasferta, indennità presenza, indennità lavoro notturno.
Vincoli individuali
- Patenti specifiche del singolo autista (non tutti hanno C/CE).
- CQC e ADR per chi le ha.
- Ferie maturate, residue, programmate.
- Permessi (ROL, ex-festività).
- Eventuali assenze per malattia.
- Visite mediche programmate.
- Corsi obbligatori in scadenza.
Vincoli operativi
- Ordine cliente con slot orario specifico.
- Mezzo compatibile (motrice, motrice+rimorchio, frigo, cisterna).
- Cliente preferisce certi autisti per ragioni di affidabilità.
- Distanza casa-lavoro autista (per turni notturni).
Perché Excel non basta
Un foglio Excel non sa:
- Calcolare ore di guida cumulate.
- Verificare riposi obbligatori.
- Bloccare assegnazioni in violazione.
- Tenere traccia di ferie/permessi/malattie.
- Verificare scadenze patente/CQC.
- Notificare l'autista del turno.
- Gestire modifiche dell'ultimo minuto in tempo reale.
Risultato: pianificazioni che violano qualcosa, ricontrolli infiniti, errori che diventano sanzioni o incidenti.
Come strutturare un planning serio
Step 1: anagrafica autisti completa
Per ogni autista:
- Patenti possedute.
- CQC (data scadenza).
- ADR e altre certificazioni.
- Carta tachigrafica.
- Visita medica.
- Ferie maturate, residue, programmate.
- Permessi (ROL).
- Indirizzo (per calcolo turno notturno).
- Preferenze e indisponibilità note.
Step 2: calendario base con festività
Configurazione calendario annuale con:
- Festività nazionali (Capodanno, Pasqua, ecc.).
- Festività locali (santo patrono).
- Eventuali chiusure aziendali.
Step 3: turni standard e configurazione
Definizione di turni-tipo:
- Turno diurno standard 06:00-15:00.
- Turno serale 14:00-23:00.
- Turno notturno 22:00-06:00 (con maggiorazione CCNL).
- Trasferta lunga (multi-giorno).
- Disponibilità (standby).
Step 4: vista calendario interattiva
Vista a griglia:
- Righe: autisti.
- Colonne: giorni della settimana o del mese.
- Celle: turni assegnati con codice colore (per stato e tipologia).
Drag&drop per spostare turni. Verifica automatica dei vincoli prima di accettare lo spostamento.
Step 5: bilanciamento carichi
Cruscotto che mostra:
- Ore totali per autista nel mese.
- % utilizzo rispetto al massimo CCNL.
- Ferie godute/programmate/residue.
- Distribuzione equa (autisti sovra-utilizzati vs sotto).
Step 6: blocchi automatici
Il sistema impedisce:
- Assegnazioni che violano UE 561 (ore guida/riposi).
- Assegnazione mezzo per cui l'autista non ha la patente.
- Lavoro durante ferie programmate.
- Lavoro con CQC scaduta.
- Sovraccarico rispetto al CCNL.
Step 7: notifiche autisti
L'autista riceve:
- Notifica push per nuovo turno.
- Notifica per modifica turno.
- Reminder 24h prima del turno.
- Visualizzazione turni sul telefono via app PWA.
Esempio: settimana di pianificazione
Domenica sera, il responsabile riceve gli ordini della settimana. Apre il planning:
- Vista mese: vede ferie già programmate (3 autisti), corsi formazione (1).
- Per ogni ordine, drag dell'ordine sull'autista disponibile.
- Sistema verifica: questo autista ha ore disponibili? Ha la patente giusta? Riposo OK?
- Se OK: assegnazione confermata, alert all'autista.
- Se NO: alert "violazione vincolo X" + suggerimento autista alternativo.
Tempo per pianificare 100 ordini × 25 autisti: 30-60 minuti vs 4-6 ore con Excel.
Imprevisti: come reagire
Lunedì mattina, autista chiama "ho la febbre, non vengo". Con planning serio:
- Click su autista assente.
- Sistema mostra altri autisti compatibili e disponibili.
- Riassegnazione con un click.
- Nuovo autista riceve notifica.
Tempo: 5 minuti vs 30 minuti su Excel.
Reportistica per consulente del lavoro
Esportazione mensile per il consulente del lavoro:
- Ore lavorate per autista (dirette + diarie + maggiorazioni).
- Ferie godute / residue.
- Trasferte con relative diarie.
- Eventuali straordinari.
- Lavoro notturno e festivo.
Consulente felice, busta paga corretta, niente contestazioni.
I moduli Logistia per il planning
- Planning Autisti con regole CCNL/UE 561.
- Scadenzario per CQC, patenti.
- App Autista per notifiche turni.
- Ruoli/Profilo per anagrafica autisti.
Scopri Logistia e pianifica i turni autisti senza Excel.
