Sedi Multi-Location e Geolocalizzazione

Multi-sede e geolocalizzazione GPS: come HRPro le gestisce

Il modulo Sedi e Geolocalizzazione di HRPro abilita la gestione di aziende con più sedi operative: stabilimenti, uffici distribuiti, punti vendita retail, hotel di una catena. Per ogni sede si configurano coordinate GPS, raggio di validità delle timbrature, regole specifiche (buoni pasto, rimborsi, orari). Il sistema verifica automaticamente che la timbratura del dipendente avvenga effettivamente in sede.

Anagrafica sedi

Per ogni sede aziendale:

• Nome: "Sede Lonate", "Punto Vendita Roma Centro", "Stabilimento Casalino".
• Indirizzo completo: via, città, CAP, provincia.
• Coordinate latitudine/longitudine: ottenute automaticamente da geocoding indirizzo.
• Raggio di validità in metri: tipicamente 100-500m.
• Responsabile sede: utente HR.
• Regole specifiche: vedi sotto.

Verifica GPS al momento della timbratura

Quando il dipendente timbra:

1. L'app richiede la posizione GPS (con consenso esplicito al primo uso).
2. Confronta le coordinate del dipendente con quelle della sede assegnata.
3. Se la distanza è entro il raggio → timbratura accettata.
4. Se la distanza è oltre → alert: il dipendente seleziona "smart working" o "trasferta" giustificando la posizione, oppure la timbratura viene flaggata come anomalia per revisione HR.

Niente più "dipendente che timbra da casa quando dovrebbe essere in ufficio" senza che nessuno se ne accorga.

Privacy e GDPR

Punto critico spesso sottovalutato: il tracking GPS dei dipendenti è potenzialmente pesante per privacy e conformità GDPR/art. 4 Statuto Lavoratori.

HRPro implementa geolocalizzazione spot:

• La posizione GPS è richiesta solo al momento della timbratura.
• Non c'è tracking continuo durante la giornata lavorativa.
• Il dipendente è esplicitamente informato.
• L'azienda ha l'accordo sindacale o l'autorizzazione INL se richiesti dalla legge.

Conforme a:

• GDPR art. 6: trattamento basato su contratto di lavoro.
• Statuto dei Lavoratori art. 4: monitoraggio per esigenze organizzative legittime.
• Linee guida del Garante Privacy sulla geolocalizzazione lavoratori.

Multi-sede: dipendenti assegnati a più sedi

Casi tipici:

• Un commerciale che lavora alternativamente in 2 sedi diverse.
• Un manager di area che visita 5 punti vendita della catena.
• Un tecnico che segue 3 stabilimenti.

HRPro gestisce: assegnazione del dipendente a multiple sedi, al momento della timbratura il sistema verifica se è entro il raggio di una qualsiasi delle sue sedi.

Regole specifiche per sede

Ogni sede può avere configurazioni dedicate:

• Buoni pasto: condizioni di maturazione (es. "solo se > 6h in sede"). Alcune sedi potrebbero non averli (es. punti vendita retail).
• Rimborso km: tariffa standard o specifica per quella sede.
• Orari standard: ogni sede può avere orari diversi (es. retail con apertura prolungata).
• Tolleranze: minuti di margine entrata/uscita.
• Festività locali: ad esempio patrono cittadino.

Smart working: coordinate libere

Quando il dipendente seleziona "smart working" come tipologia giornata, il sistema non applica vincoli geografici. La timbratura è accettata da qualsiasi posizione (casa, coworking, città diversa).

Conforme alla Legge 81/2017 sul lavoro agile che prevede esecuzione "in parte all'esterno dei locali aziendali, senza una postazione fissa".

Alert e gestione anomalie

L'HR riceve alert per:

• Timbrature fuori raggio non giustificate.
• Pattern sospetti (es. timbrature consecutive da posizioni distanti in tempi non plausibili).
• Dipendenti che spesso ricorrono allo "smart working" senza autorizzazione formale.

Audit trail completo per ogni timbratura: timestamp, coordinate, raggio sede, esito verifica.

Casi d'uso settoriali

• Retail: catene con 10-50 punti vendita.
• Hospitality: hotel multi-property.
• Manifatturiero: gruppi industriali con più stabilimenti.
• Servizi: studi professionali con più sedi.
• Logistica: hub e magazzini distribuiti.

Modulo opzionale, attivabile a richiesta. Si integra con timbratura digitale e totem NFC.