Aprì la cartella "anagrafica" della tua impresa edile e trovi: clienti_2024.xlsx, clienti_2024_aggiornato.xlsx, clienti_FINAL.xlsx, clienti_FINAL_v2.xlsx, clienti_USARE_QUESTO.xlsx. Ognuno ha dati diversi. Mario Rossi compare come "Rossi srl", "Rossi SRL", "Mario Rossi", "Rossi Srl", "Costruzioni Rossi". Quale è giusto? Vediamo come uscirne con un'anagrafica strutturata.
Il caos degli Excel anagrafica
I problemi tipici:
1. Duplicazione
Lo stesso cliente esiste in più Excel, con dati leggermente diversi. Quando emetti fattura, quale prendi?
2. Dati incompleti
Telefono in un Excel, email in un altro, indirizzo in un terzo. Per scrivere una mail al cliente devi consultare 3 file.
3. Versioni multiple
Mario aggiorna il suo Excel locale. Anna aggiorna il suo. Nessuno dei due ha la versione "vera". Conflitti continui.
4. P.IVA scritte male
"01234567890" è 10 cifre, dovrebbe essere 11. La P.IVA è incompleta. Quando emetti fattura, lo scopri solo dopo l'errore SDI.
5. Difficile cercare
"Quel cliente che ha la villa a Frascati" — cerca in 5 Excel diversi. 20 minuti.
6. Difficile collegare
Quanti cantieri hai fatto per il cliente Rossi? Quanto hai fatturato? Pagamenti in sospeso? Nessuna risposta strutturata.
Anagrafica unica strutturata
Una sola fonte di verità per ogni cliente/fornitore:
Anagrafica clienti
Per ogni cliente:
- Tipologia: privato, azienda, condominio, ente pubblico.
- Ragione sociale o nome.
- P.IVA con validazione (formato corretto, check-digit).
- Codice fiscale validato.
- Indirizzo con autocompletamento Google Maps.
- Indirizzo fatturazione separato (se diverso).
- Email principale e secondarie.
- Telefono e cellulare.
- Persone di riferimento con ruolo.
- Note.
- Stato: attivo, archiviato.
Vedi modulo Anagrafiche Edilgestya.
Anagrafica fornitori
Per ogni fornitore:
- Ragione sociale, P.IVA, codice fiscale.
- Categoria: materiali, ferramenta, noleggi, subappalti.
- Contatti: telefono, email, referente commerciale.
- Condizioni di pagamento (30/60/90 gg).
- Eventuale listino.
- Stato.
Vantaggi della centralizzazione
Validazione automatica
- P.IVA: 11 cifre + check-digit.
- CF: 16 caratteri + algoritmo.
- Email: formato corretto.
- Avviso al primo inserimento se non valido.
Ricerca veloce
- Per nome.
- Per P.IVA.
- Per città.
- Filtri combinabili.
- Risultati in 1-2 secondi.
Storico per cliente
- Tutti i cantieri associati.
- Valore cumulato.
- Marginalità storica.
- Pagamenti in sospeso.
- Reclami eventuali.
Indicatore: chi sono i miei top 10 clienti? In 1 click.
Storico per fornitore
- Tutti i carichi magazzino.
- Materiali più frequenti.
- Spesa annua.
- Eventuali ritardi consegna.
Permette di scegliere fornitori più affidabili e di negoziare condizioni migliori.
Migrazione da Excel
Step di transizione:
Step 1: deduplica Excel esistenti
Riconcilia "Rossi", "Rossi srl", "ROSSI SRL" in un unico record.
Step 2: importazione massiva
Caricamento Excel con mappatura colonne.
Step 3: validazione automatica
Sistema segnala P.IVA/CF non validi per correzione manuale.
Step 4: arricchimento
Compilazione campi mancanti (email, telefono).
Step 5: archiviazione clienti inattivi
Clienti senza cantieri da 5+ anni → archiviati (non cancellati).
Tempo totale per anagrafica con 200-500 clienti: 1-3 giorni di lavoro.
Casi d'uso pratici
Apertura nuovo cantiere
"Cantiere per Cliente Bianchi". Cerco nell'anagrafica → seleziono → tutti i dati pre-compilati.
Fatturazione
Esportazione anagrafica clienti per il commercialista. Pulita, validata, senza duplicati.
Marketing
Email a tutti i clienti che hanno fatto cantieri >10.000 € per nuova promozione. Filtro 30 secondi.
Audit
Tracciabilità: chi ha modificato il cliente XYZ, quando.
I moduli Edilgestya correlati
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