Il workflow di approvazione acquisti per la manutenzione è uno dei processi più sottovalutati e più costosi nelle PMI italiane. Senza struttura, succede di tutto: tecnico richiede via WhatsApp, l'admin si dimentica, qualcuno ordina due volte la stessa cosa, qualcun altro autorizza un acquisto fuori budget, fornitore arriva con il pezzo sbagliato, intervento bloccato. Vediamo come strutturare il workflow correttamente.
I 6 stati standard del workflow
Un workflow ben strutturato ha 6 stati possibili:
- Richiesta: il tecnico (o il sistema automatico al sotto-scorta) crea la richiesta.
- Approvata oppure Rifiutata: il responsabile decide.
- Ordinata: l'admin emette l'ordine al fornitore.
- In consegna: il fornitore ha confermato la spedizione.
- Consegnata: ricevimento in azienda.
- Annullata: caso speciale (richiesta non più necessaria).
Ogni passaggio è tracciato con utente, timestamp ed eventuale motivazione.
I livelli di approvazione
Non tutti gli acquisti meritano lo stesso processo. Soglie tipiche:
| Importo | Approvazione richiesta |
|---|---|
| Sotto 100 € | Auto-approvato (con limite mensile per tecnico) |
| 100-1.000 € | Responsabile manutenzione |
| 1.000-5.000 € | Direttore stabilimento |
| 5.000-25.000 € | CFO o Amministratore |
| Oltre 25.000 € | CDA o procuratore |
Le soglie vanno calibrate sulla dimensione aziendale. Sotto certe soglie, l'iter di approvazione costa più del bene acquistato.
Le 5 informazioni minime nella richiesta
Una richiesta acquisto deve contenere:
- Cosa: codice + descrizione del ricambio.
- Quanto: quantità.
- Perché: motivazione (ticket di riferimento, manutenzione preventiva, scorta minima).
- Quando: data necessaria (urgente / 7 giorni / 30 giorni).
- Quanto costa: stima del prezzo (basata su listino o ordine precedente).
Senza queste info, il responsabile non può decidere consapevolmente.
Notifiche bidirezionali
Ogni cambio stato deve generare notifiche multi-canale (push, email):
- Tecnico crea → notifica admin/responsabile acquisti.
- Admin approva/rifiuta → notifica tecnico richiedente con motivazione.
- Admin ordina → notifica tecnico (per pianificazione intervento).
- Spedizione confermata → notifica con data prevista.
- Consegna effettuata → notifica tecnico per riprendere ticket sospeso.
Senza notifiche, il flusso si "perde" e nessuno sa lo stato.
Errori comuni nel workflow
Errore 1: Niente storico
Le richieste vivono in WhatsApp/email/post-it e non c'è uno storico unificato. Quando il commercialista chiede "quanto abbiamo speso in ricambi nel 2025?", risposta vaga.
Errore 2: Niente livelli di approvazione
Tutto passa dal direttore generale, anche per un OR da 8 €. Il direttore impiega 3 giorni a guardare le mail di approvazione, intervento bloccato.
Errore 3: Niente collegamento al ticket
La richiesta è scollegata dall'intervento che la motiva. Difficile fare report "questo intervento è costato 850 € di ricambi".
Errore 4: Niente stato "rifiutata con motivo"
Se la richiesta è rifiutata, il tecnico sa solo "no" ma non perché. Spesso ricapita di richiedere lo stesso pezzo settimana dopo, scoprendo solo al secondo "no" che esiste un'alternativa già a magazzino.
Errore 5: Ordini doppi
Senza sistema, due tecnici diversi possono richiedere lo stesso pezzo per due interventi distinti. L'admin ordina due volte. Soldi sprecati.
Integrazione con magazzino
Combinato con il magazzino ricambi, il workflow può essere arricchito:
- Riordino automatico: ricambio sotto-scorta → richiesta acquisto pre-compilata creata automaticamente.
- Ricezione → carico magazzino: alla consegna, il sistema scarica/carica automaticamente.
- Tracciamento dal ticket al magazzino: dal ticket "ho bisogno del pezzo X", la richiesta viene aperta, il magazzino viene aggiornato all'arrivo.
I KPI del workflow acquisti
- Tempo medio Richiesta → Ordinata: efficienza della catena approvativa.
- Tempo medio Ordinata → Consegnata: efficienza fornitori.
- % richieste rifiutate: indicatore di alignment richieste/budget.
- Spese mese per categoria: trend per ottimizzazione.
- Top fornitori per volume: per negoziazioni quadro.
Come fa Manutentya
Il modulo Richieste di Acquisto di Manutentya implementa il workflow completo: 6 stati, livelli approvazione, notifiche bidirezionali, integrazione magazzino, storico cambi stato. Il tecnico crea richiesta dal ticket aperto, l'admin approva/rifiuta/ordina, il magazzino si carica automaticamente alla consegna.
Per il riordino automatico, leggi anche come automatizzare il riordino ricambi al sotto-scorta.
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