Richieste di Acquisto Ricambi

Workflow richieste di acquisto ricambi per manutenzione

Il modulo Richieste di Acquisto di Manutentya gestisce in modo strutturato le richieste di ricambi non disponibili a magazzino che il tecnico deve richiedere durante l'intervento. È il workflow tipico "pezzo mancante → tecnico richiede → admin approva → fornitore ordina → consegna in azienda → uso al ticket".

Senza questo modulo, le richieste avvengono via WhatsApp/email/post-it e generano: ricambi richiesti due volte, ricambi dimenticati, niente storico, niente budget control.

I 6 stati del workflow

Ogni richiesta di acquisto attraversa stati definiti:

1. Richiesta (creata dal tecnico).
2. Approvata oppure Rifiutata (admin/responsabile acquisti).
3. Ordinata (admin con fornitore + costo + numero ordine).
4. In consegna (con data prevista).
5. Consegnata.
6. Annullata (caso speciale: la richiesta non serve più).

Ogni passaggio di stato è tracciato con utente, timestamp, eventuale motivazione (es. motivo del rifiuto).

Apertura richiesta dal ticket

Durante un intervento di manutenzione, il tecnico si rende conto che serve un ricambio non a magazzino. Sul ticket aperto:

1. Click su pulsante "Nuova richiesta acquisto".
2. Form pre-compilato con riferimento al ticket originario:
   • Descrizione del ricambio.
   • Codice pezzo (se noto).
   • Quantità.
   • Urgenza: alta / media / bassa.
   • Note aggiuntive (es. "compatibile anche con XYZ").
3. Submit → richiesta in stato "Richiesta", codice univoco assegnato (es. #RIC/2026/000045).
4. Notifica push automatica all'admin/responsabile acquisti.

Pagina admin richieste acquisto

Pagina /admin/richieste_acquisto con:

• Filtri per stato: tutte / richieste / approvate / ordinate / in consegna / consegnate / rifiutate / annullate.
• Conteggi per stato: cards con numero richieste in ogni stato.
• Tabella elenco: codice, data, ticket origine, descrizione ricambio, quantità, urgenza, stato, fornitore, costo.
• Filtri tempo: ultimi 30 giorni, 90 giorni, anno.

Approvazione e ordine

Approvazione

L'admin apre la richiesta e decide:

• Approva → stato "Approvata". Il tecnico riceve notifica.
• Rifiuta con motivo (es. "Disponibile alternativa a magazzino: codice XYZ"). Il tecnico riceve notifica con motivazione.

Ordine al fornitore

Una volta approvata, l'admin:

• Seleziona fornitore.
• Inserisce costo unitario e quantità ordinata.
• Inserisce numero ordine (riferimento gestionale ERP o numero ordine fornitore).
• Stato → "Ordinata".

Tracking consegna

Quando il fornitore conferma la spedizione, l'admin imposta:

• Stato → "In consegna".
• Data prevista di consegna.

Alla ricezione, click su "Consegnata" → il ricambio viene aggiunto al magazzino (con il modulo Magazzino attivo) e il tecnico originale notificato per riprendere il ticket sospeso.

Notifiche bidirezionali

Ogni cambio stato genera notifiche multi-canale (push, email, Telegram):

Storico cambi stato

Per ogni richiesta, timeline completa con:

• Tutti i cambi di stato in ordine cronologico.
• Utente che ha effettuato il cambio.
• Timestamp.
• Eventuali note aggiunte (es. motivazione rifiuto).

Utile per analisi di tempi: quanto tempo passa mediamente tra "richiesta" e "consegnata"? Indicatore di efficienza del processo acquisti.

Riordino automatico (con Magazzino)

Combinato con il modulo Magazzino Ricambi, quando un ricambio scende sotto la scorta minima, il sistema può generare automaticamente una richiesta di acquisto pre-compilata da inviare al responsabile per approvazione. Niente più "pezzo finito senza che nessuno se ne fosse accorto".

Per chi è il modulo Richieste di Acquisto

• Aziende con processi di acquisto strutturati e separazione tra tecnici e responsabile acquisti.
• Service company con budget control rigoroso sui costi ricambi.
• Aziende con certificazione ISO 9001 che richiedono tracciabilità degli acquisti.
• PMI in crescita che vogliono uscire dal "WhatsApp del responsabile" come metodo di richiesta.

Modulo opzionale. Si combina perfettamente con il Magazzino Ricambi per ciclo completo "scorte → richiesta → ordine → consegna → magazzino → uso al ticket".