Ordine di acquisto di €15.000: deve essere approvato dal responsabile acquisti. Lui è in ferie. Sostituto non lo sa. Ordine fermo 5 giorni. Produzione bloccata. Vediamo come automatizzare con workflow engine.
Cosa è un workflow engine
Motore che esegue processi multi-step definiti come grafi:
- Step: cosa va fatto (es. "approva ordine").
- Attori: chi lo fa (ruolo, persona).
- Condizioni: regole di transizione (es. "se importo > €10k").
- Notifiche: chi avvisare e quando.
- Timeout / escalation: se non risposto in N giorni, passa al livello superiore.
Processi tipici da automatizzare
1. Approvazione ordini di acquisto
- Operatore propone ordine.
- Sistema controlla budget centro di costo.
- Se < €5k: approvato automaticamente.
- Se €5k-€20k: notifica responsabile acquisti.
- Se > €20k: notifica direttore.
- Se non risposta in 2gg: escalation.
2. Approvazione note spese
- Dipendente carica ricevute.
- Manager diretto verifica e approva.
- Amministrazione contabilizza e paga con bonifico.
- Se importo > €1k: doppia approvazione.
3. Onboarding nuovo cliente
- Commerciale crea anagrafica.
- Verifica P.IVA + visura.
- Verifica credit check (es. CRIF).
- Approvazione condizioni pagamento.
- Generazione contratto.
- Firma digitale cliente.
- Cliente attivo.
4. Approvazione preventivi sopra soglia
- Commerciale prepara preventivo.
- Se sconto > 15%: approvazione responsabile commerciale.
- Se sconto > 25%: approvazione direzione.
- Approvato → invio cliente automatico.
5. Gestione non conformità
- Operatore registra NC.
- Responsabile qualità analizza.
- Eventuale azione correttiva.
- Notifica cliente se serve.
- Chiusura.
6. Richiesta ferie
- Dipendente richiede.
- Manager approva o nega.
- HR registra in presenze.
- Sostituzioni programmate.
Vantaggi misurabili
| KPI | Manuale | Workflow |
|---|---|---|
| Tempo medio approvazione ordine | 3-7 gg | 1-2 gg |
| Ordini "dimenticati" | 5-10% | 0% |
| Tracciabilità decisioni | parziale | 100% log |
| Conformità procedure (audit) | difficile | automatico |
| Tempo amministrativo | alto | basso (focus eccezioni) |
Setup workflow in Gestya
Modulo Personalizzazione e Sviluppi Custom include workflow engine no-code:
Designer visuale
- Drag & drop step su tela.
- Connetti step con frecce.
- Condizioni: regole if/then graficamente.
- Notifiche: mail, push, SMS configurabili.
- Timeout e escalation impostabili.
Template pre-pronti
Workflow comuni già configurati:
- Approvazione ordini acquisto.
- Approvazione note spese.
- Richiesta ferie.
- Onboarding cliente.
- Gestione NC.
Parti da template e personalizza.
Integrazione moduli
Workflow opera su entità del gestionale:
- Ordine in ciclo attivo → trigger workflow approvazione.
- NC in qualità → trigger workflow gestione.
- Anagrafica nuova in anagrafiche → trigger onboarding.
Mobile / web
Approvatore riceve push, apre task da mobile, vede dati, decide in 30 secondi.
Audit e compliance
Tutti gli step di tutti i workflow sono loggati:
- Chi ha richiesto.
- Chi ha approvato/negato.
- Quando.
- Con quale motivazione (campo libero).
- Da quale IP/dispositivo.
Audit ISO 9001, SOX-like, certificazioni: ricerca log per processo, periodo, persona. Prove indiscutibili.
ROI tipico
PMI 30 dipendenti:
- 200 ordini acquisto/anno × 30 min recuperati = 100 ore/anno = €4.000.
- 40 note spese/mese × 10 min = 80 ore/anno = €3.200.
- 10 onboarding cliente/anno × 2 ore = 20 ore = €800.
- 30 richieste ferie/anno × 15 min recuperati = €300.
Risparmio annuo: €8.000+. Più valore: decisioni rapide, no errori, audit pronto.
Conclusione
Approvazioni manuali via mail sono inefficienze invisibili. Workflow engine integrato nel gestionale automatizza, traccia, accelera. Modulo Personalizzazione Gestya include workflow no-code pronti.
