Ciclo Attivo e Ciclo Passivo

Due cicli, una sola piattaforma operativa

In molte PMI italiane il ciclo attivo (vendite) e il ciclo passivo (acquisti) sono gestiti in modo frammentato: i commerciali fanno preventivi su Word, gli ordini cliente arrivano via email, le richieste di acquisto interne girano su moduli cartacei, le offerte dei fornitori si confrontano in tabelle Excel. Il risultato è una catena di passaggi manuali, ritardi, errori e mancanza di visibilità per la direzione.

Il modulo Ciclo Attivo e Ciclo Passivo di Gestya unifica entrambi i flussi in un'unica piattaforma operativa, con conversione automatica tra documenti, workflow approvativi configurabili, scadenziario unificato e tracciabilità completa di ogni passaggio.

Ciclo attivo: dal preventivo all'incasso

Il flusso di vendita parte dall'opportunità commerciale e arriva all'incasso, passando attraverso documenti collegati e tracciati:

1. Preventivo: emesso dal commerciale con listino e sconti applicati automaticamente in base al cliente. Versioning delle revisioni, scadenza configurabile, invio PDF via email con tracking di apertura.
2. Ordine cliente: generato con un click dal preventivo accettato o inserito manualmente. Conferma automatica via email al cliente con riepilogo.
3. Impegno magazzino: la merce viene riservata in giacenza, non più disponibile per altre vendite.
4. DDT: documento di trasporto generato all'evasione, con scarico magazzino automatico.
5. Fattura: emessa direttamente o con fatturazione differita mensile, inviata al SDI.
6. Incasso: registrato in tesoreria, attiva il calcolo provvigioni del modulo Agenti di Vendita.

In ogni momento è possibile risalire la catena: data una fattura, vedere DDT, ordine, preventivo originario; dato un preventivo, vedere se è stato convertito in ordine e a che punto è.

Listini, sconti e condizioni commerciali

Per gestire correttamente le politiche commerciali B2B il modulo include:

• Listini multipli: per cliente, gruppo cliente, canale, valuta, periodo di validità
• Sconti a scaglioni: percentuali crescenti al raggiungimento di soglie quantitative o di importo
• Sconti promozionali: a tempo, su categorie, su singoli articoli
• Contratti quadro: prezzi bloccati per cliente strategico per un periodo definito
• Provvigioni differenti per linea di prodotto, integrate con il modulo Agenti di Vendita
• Condizioni di pagamento personalizzate (RB 30/60/90, bonifico vista fattura, riba, contante)

Ciclo passivo: dalla RDA al pagamento del fornitore

Il ciclo degli acquisti segue una logica speculare ma con specificità proprie del flusso B2B italiano:

1. Richiesta di Acquisto (RDA): un reparto interno richiede materiali, servizi o beni necessari all'attività. La RDA può nascere da una segnalazione manuale o automaticamente dal modulo MRP o dalla scorta minima del Magazzino.
2. Approvazione gerarchica: la RDA viene instradata al responsabile competente in base a soglie di importo o categoria merceologica.
3. Richiesta di Offerta (RDO) ai fornitori: l'ufficio acquisti invia la richiesta a uno o più fornitori, con scadenza per la risposta.
4. Confronto offerte ricevute: matrice comparativa con prezzo, tempi consegna, condizioni di pagamento, livello qualità storico del fornitore.
5. Ordine fornitore: emissione e invio al fornitore selezionato.
6. Ricezione merce e DDT in ingresso: con controllo automatico delle quantità ordinate vs ricevute.
7. Fattura passiva: importata dal SDI tramite il modulo Fatturazione Elettronica, riconciliata automaticamente con DDT e ordine.
8. Pagamento: pianificato in base alle scadenze concordate, integrato con la tesoreria aziendale.

Confronto preventivi fornitori e tender

Per ogni acquisto significativo è buona pratica chiedere più offerte. Il modulo facilita il confronto strutturato delle proposte fornitori con una matrice comparativa che evidenzia:

• Prezzo unitario e totale
• Tempo di consegna proposto
• Condizioni di pagamento
• Validità dell'offerta
• Scoring qualitativo del fornitore (basato su storico forniture, ritardi, contestazioni)
• Costo totale stimato (TCO) considerando logistica, lead time, qualità

Le offerte non selezionate restano archiviate per audit e per future analisi sui costi storici.

Workflow approvativi configurabili

Le aziende strutturate hanno bisogno di controlli formali sui flussi di acquisto. Il modulo include un motore di workflow approvativo configurabile:

• Soglie di importo: oltre X euro serve l'approvazione del responsabile, oltre Y la firma del CFO, oltre Z la delibera del CdA
• Categorie merceologiche: gli acquisti IT vanno al CIO, i servizi consulenziali al CEO
• Approvazione multipla sequenziale o parallela con quorum
• Notifiche e solleciti: email automatiche agli approvatori e ai richiedenti
• Tracciabilità completa di chi ha approvato cosa e quando, per audit interno e ISO 9001

Stesso meccanismo si applica al ciclo attivo: sconti oltre soglia, pagamenti dilazionati oltre il limite standard, condizioni speciali a clienti VIP - tutto può richiedere approvazione del manager competente prima di essere accettato dal sistema.

Scadenziario clienti e fornitori unificato

Il scadenziario unificato mostra in un'unica vista tutti gli incassi attesi dai clienti e tutti i pagamenti dovuti ai fornitori, ordinati per data:

• Filtri per cliente, fornitore, agente, banca, modalità di pagamento
• Aging buckets standard (0-30, 31-60, 61-90, oltre 90 giorni)
• Segnalazione automatica delle scadenze a rischio
• Esportazione in formato CBI per i flussi bancari di disposizione bonifici

Solleciti automatici e gestione insoluti

Per le fatture cliente non incassate alla scadenza, il modulo gestisce un workflow di solleciti progressivi:

1. Reminder cortese a 3 giorni dalla scadenza
2. Primo sollecito a 7 giorni dopo la scadenza
3. Secondo sollecito con interessi moratori a 30 giorni
4. Messa in mora formale a 60 giorni con coinvolgimento del legale

Ogni sollecito viene generato automaticamente con il template appropriato e tracciato sulla scheda cliente. In caso di insoluto bancario, il sistema notifica l'evento e attiva la retrocessione automatica delle provvigioni all'agente.

Integrazione nativa con tutto Gestya

Il modulo Ciclo Attivo e Passivo è il filo conduttore operativo di Gestya: usa le Anagrafiche per clienti e fornitori, gli Articoli per i righi documento, alimenta il Magazzino con impegni e disponibilità, attiva la Fatturazione Elettronica all'evasione, alimenta la Dashboard AI con KPI di vendita e acquisto in tempo reale.