DDT e Documenti di Trasporto

Il DDT senza compilazione manuale

Il documento di trasporto (DDT) è uno dei documenti più frequenti in azienda: ogni spedizione di merce deve essere accompagnata da un DDT corretto, con causale appropriata, tipologia di porto, dati del vettore e numerazione sequenziale. Compilarlo a mano o con un word processor è una fonte costante di errori, ritardi e contestazioni con i clienti.

Il modulo DDT e Documenti di Trasporto di Gestya automatizza l'intero processo: il DDT si genera in pochi secondi a partire da un ordine cliente, da un'evasione da magazzino o direttamente dal palmare di chi prepara la spedizione. Numerazione automatica, dati cliente sempre aggiornati, integrazione con il magazzino in tempo reale.

Tutte le tipologie di DDT previste dalla normativa italiana

Il modulo supporta nativamente ogni tipologia di documento di trasporto utilizzata nella prassi commerciale italiana:

• DDT di vendita: la tipologia più comune, per merce ceduta al cliente, con o senza fatturazione differita.
• DDT in conto deposito: merce inviata presso un cliente che la venderà a terzi, con tracciamento separato della giacenza presso il depositario.
• DDT in conto lavorazione: materie prime o semilavorati inviati a un terzista per lavorazione esterna, con rientro previsto.
• DDT in conto visione o prova: merce inviata in prova al cliente con obbligo di restituzione entro un termine.
• DDT di reso a fornitore: per merce restituita al fornitore con causale (difetto, eccedenza, errore d'ordine).
• DDT di trasferimento tra depositi: per spostamenti interni tra magazzini della stessa azienda.
• DDT per cessione gratuita, omaggi e campioni: con causali specifiche e gestione corretta dell'IVA.

Causali, porti e vettori configurabili

Per ogni DDT vengono gestiti tutti i dati richiesti dalla normativa fiscale italiana:

• Causali del trasporto preconfigurate (vendita, reso, riparazione, sostituzione in garanzia, prestito d'uso, conto deposito) ed estendibili con causali personalizzate
• Tipo di porto: franco (a carico del mittente), assegnato (a carico del destinatario), addebito al mittente
• Aspetto esteriore dei beni: cartoni, pallet, fusti, sacchi, casse
• Numero colli, peso lordo e netto
• Vettore: anagrafica completa di corrieri e spedizionieri (DHL, GLS, BRT, SDA, TNT, FedEx, padroncini locali)
• Targa e firma del trasportatore (per DDT con consegna diretta)

Conto deposito, lavorazione e visione: tracciamento separato

I DDT non di vendita richiedono un'attenzione particolare perché la merce esce dal magazzino ma resta di proprietà dell'azienda. Il modulo gestisce per ognuno di questi DDT un magazzino virtuale separato:

• Conto deposito presso cliente: in ogni momento sai quanta merce hai presso ciascun depositario, con valorizzazione separata.
• Conto lavorazione presso terzisti: monitoraggio dei semilavorati in lavorazione esterna con scadenze di rientro.
• Conto visione: avvisi automatici alla scadenza del periodo di prova per sollecitare la decisione del cliente (acquisto o restituzione).

Quando il cliente vende effettivamente la merce in conto deposito, basta generare un DDT di prelievo dal deposito che converte automaticamente la giacenza in vendita e prepara la fattura.

Fatturazione differita automatica da DDT

La normativa italiana consente di emettere una fattura differita mensile riepilogativa di tutti i DDT emessi nel mese verso lo stesso cliente. È una pratica diffusissima nel B2B perché riduce drasticamente il numero di fatture da gestire, ma richiede attenzione: la fattura va emessa entro il giorno 15 del mese successivo e deve riportare correttamente i riferimenti di tutti i DDT inclusi.

Il modulo automatizza completamente questo processo: il primo del mese successivo, Gestya raggruppa per cliente tutti i DDT del mese precedente non ancora fatturati, genera in automatico le fatture differite con i riferimenti DDT corretti, le invia al SDI tramite il modulo Fatturazione Elettronica e azzera i DDT in attesa di fatturazione.

DDT generato direttamente dal palmare in magazzino

Per le aziende che usano il modulo Magazzino con palmari barcode, il flusso più efficiente è generare il DDT contestualmente alla preparazione della spedizione: l'operatore preleva la merce dalle ubicazioni indicate dall'ordine, scansiona i codici a barre, conferma le quantità e il DDT viene creato automaticamente con i dati corretti.

Questo elimina:

• La doppia attività di preparazione fisica e digitazione successiva del DDT
• Gli errori di trascrizione tra cartaceo e gestionale
• Le differenze tra ciò che è stato spedito e ciò che è stato fatturato

Stampa, invio email e tracking spedizione

Il DDT può essere stampato in più copie con layout personalizzati (logo aziendale, intestazione, footer commerciale), inviato in PDF via email al cliente al momento della spedizione e accompagnato dal codice di tracciamento del corriere per consentire al destinatario di seguire la spedizione in tempo reale.

L'integrazione con i principali corrieri (DHL, GLS, BRT, SDA, TNT, FedEx) consente di prenotare direttamente il ritiro dal gestionale e ricevere i tracking number senza passare dal portale del corriere.

Lotti, scadenze e tracciabilità sui DDT

Per chi gestisce articoli a lotto (alimentare, farmaceutico, cosmetico), il DDT riporta automaticamente i lotti e le scadenze dei prodotti spediti. Questo è obbligatorio per legge in molti settori ed è la base per la tracciabilità a valle: in caso di richiamo prodotto, sapere quali lotti sono andati a quali clienti permette di intervenire chirurgicamente.

Integrazione nativa con tutto Gestya

Il modulo DDT è uno snodo operativo: pesca i clienti da Anagrafiche, gli articoli da Articoli e Distinta Base, le giacenze dal Magazzino, alimenta la Fatturazione Elettronica con la fatturazione differita e attiva il calcolo provvigioni del modulo Agenti di Vendita al momento dell'incasso. Tutto in un'unica piattaforma, in tempo reale.