Risorse Umane

Le risorse umane integrate nel gestionale aziendale

Il personale è la voce di costo più importante per la maggior parte delle PMI italiane, eppure è spesso quella gestita con gli strumenti più frammentati: il consulente del lavoro per le buste paga, un foglio Excel per le ferie, il badge separato per le timbrature, le note spese su carta. Il risultato è una dispersione di dati che impedisce di rispondere alle domande chiave: quanto mi costa davvero questa commessa?, quanti giorni di ferie residue ha il mio team?, chi è in trasferta questa settimana?

Il modulo Risorse Umane di Gestya centralizza nel gestionale tutte le informazioni amministrative e operative legate al personale, con costi ribaltati su centri di costo e commesse, e si integra nativamente con HRPRO, la piattaforma HR specialistica di INGENIA, per le funzionalità avanzate di payroll, valutazione e sviluppo del personale.

Anagrafica dipendenti completa

Il modulo gestisce l'anagrafica completa di ogni risorsa aziendale: dati personali e fiscali, contratto applicato (CCNL, livello, qualifica), data di assunzione, scadenze contrattuali (per tempi determinati o stage), reparto e responsabile gerarchico, sede di lavoro, dati bancari per il rimborso spese. Tutti i dati sono condivisi con il modulo Anagrafiche per evitare duplicazioni con clienti, fornitori e agenti.

Presenze, assenze, ferie e permessi

La rilevazione delle presenze avviene tramite più canali a scelta dell'azienda:

• Badge fisico con lettori RFID o impronta digitale installati ai varchi
• App mobile su smartphone con timbratura geolocalizzata (utile per cantieri, trasferte, smart working)
• Inserimento manuale da postazione fissa per chi lavora in ufficio senza badge
• Integrazione con sistemi terzi di rilevazione presenze già installati

Il modulo gestisce automaticamente:

• Calcolo ore lavorate con distinzione tra ordinarie, straordinarie, notturne, festive
• Saldi ferie e permessi aggiornati in tempo reale per ogni dipendente
• Richieste di ferie e permessi con workflow approvativo del responsabile
• Malattie e infortuni con gestione del certificato medico digitale
• Calendario condiviso di reparto per evitare sovrapposizioni

Trasferte e note spese

Per le aziende con personale che si muove (commerciali, tecnici di assistenza, dirigenti) il modulo include una gestione completa di trasferte e note spese:

• Richiesta trasferta preventiva con destinazione, durata e finalità
• Approvazione del responsabile prima della partenza
• Inserimento note spese da app mobile con foto della ricevuta (OCR automatico per importo e data)
• Categorizzazione: vitto, alloggio, trasporti, carburante, parcheggi, pedaggi
• Calcolo automatico dei rimborsi chilometrici con tariffe ACI aggiornate
• Approvazione finale del responsabile prima del rimborso
• Liquidazione tramite bonifico nel cedolino successivo

Costi del personale per centro di costo e commessa

La grande potenza del modulo HR integrato in un ERP è la possibilità di ribaltare i costi del personale sui centri di costo e sulle commesse di produzione. Quando un dipendente registra le ore lavorate (manualmente o tramite avanzamento di un ODL nel modulo Produzione), il sistema:

• Calcola il costo orario del dipendente in base a stipendio lordo, contributi e accantonamenti
• Imputa il costo delle ore lavorate al centro di costo o alla commessa specifica
• Aggiorna in tempo reale il consuntivo costi della commessa per confronto con il preventivo
• Alimenta la Dashboard AI con KPI di marginalità per progetto, cliente, linea di prodotto

Calendario aziendale e gestione turni

Per le aziende con organizzazione a turni (produzione su più turni, reperibilità, servizi h24) il modulo include uno scheduler grafico per pianificare i turni di reparto, gestire le rotazioni, evitare sovrapposizioni di ferie, garantire la copertura minima di servizio. I dipendenti consultano il proprio turno dall'app mobile e ricevono notifiche per cambi o straordinari.

Integrazione nativa con HRPRO per la gestione HR avanzata

Per tutto ciò che riguarda la gestione strategica delle risorse umane oltre l'amministrazione di base, il modulo si integra nativamente con HRPRO, la piattaforma HR specialistica di INGENIA. HRPRO copre le aree avanzate che vanno oltre lo scope di un gestionale ERP:

• Payroll completo con elaborazione cedolini, modello F24, certificazione unica, autoliquidazione INAIL
• Valutazione delle performance con cicli di feedback 360, MBO, OKR, sviluppo competenze
• Formazione e piani di carriera con catalogo corsi, scadenze obbligatorie (sicurezza, GDPR, antiriciclaggio), certificazioni
• Recruiting e selezione con ATS (Applicant Tracking System), portale carriere, onboarding strutturato
• Welfare aziendale con gestione fringe benefits, buoni pasto, convenzioni
• People analytics con KPI di engagement, turnover, assenteismo, clima organizzativo

L'integrazione tra Gestya e HRPRO è bidirezionale e in tempo reale: l'anagrafica dipendente è unica, le presenze rilevate in Gestya alimentano i cedolini in HRPRO, i costi elaborati da HRPRO ritornano in Gestya per il ribaltamento su centri di costo. Niente import/export, niente sincronizzazioni notturne, zero rischio di disallineamento.

Esportazione dati per il consulente del lavoro

Per le aziende che hanno scelto di esternalizzare il payroll al consulente del lavoro e non vogliono adottare HRPRO, il modulo Risorse Umane di Gestya esporta tutti i dati nei formati richiesti dai principali gestionali payroll del mercato (Zucchetti Paghe, TeamSystem Lavoro, INAZ, Datev Koinos), con tracciato configurabile.

Compliance GDPR e privacy dei dipendenti

I dati del personale sono dati particolari ai sensi del GDPR e richiedono protezioni specifiche. Il modulo è progettato in conformità al regolamento europeo:

• Profili di accesso granulari: solo HR e responsabili autorizzati vedono i dati di propria competenza
• Audit trail completo di chi ha consultato o modificato un dato
• Anonimizzazione automatica dei dipendenti cessati dopo il periodo di conservazione obbligatoria
• Gestione consensi per finalità non strettamente contrattuali (newsletter interne, foto su sito aziendale)
• Datacenter europei certificati ISO 27001

Integrazione con tutto il gestionale Gestya

Il modulo Risorse Umane completa l'ecosistema Gestya: condivide le Anagrafiche per evitare duplicazioni, alimenta la Produzione con i costi orari per il consuntivo commessa, integra il Ciclo Passivo per le note spese da liquidare, popola la Dashboard AI con KPI di costo del personale per analisi avanzate. E si interfaccia con HRPRO per tutta la gestione HR specialistica, dalle paghe allo sviluppo organizzativo.