Come Chiudere il Bilancio Mensile in 5 Giorni Anziché 25

Il bilancio di gennaio è pronto il 25 febbraio. Tardi per decidere su gennaio. Tardi per spiegare anomalie. Tardi per qualsiasi correzione di rotta. Vediamo come scendere a 5 giorni.

Perché ci vogliono 25 giorni

1. Fatture passive in ritardo

Fornitori che mandano fattura entro il 15 del mese successivo. Tu aspetti.

2. Quadrature manuali

Banca da quadrare riga per riga. Cassa contanti. Conti reciproci infragruppo.

3. Scritture di rettifica

Ratei, risconti, ammortamenti, fondi: fatti a mano a fine mese.

4. Inventario di magazzino

Valore magazzino al 31 → conta fisica o stima → spesso si rimanda.

5. Approvazioni interne

Bilancio passa da contabile a controller a CFO con scambio di mail e Excel.

Come arrivare a 5 giorni

Step 1: Cut-off rigoroso

Ogni mese tutte le fatture passive entro il giorno 3 del mese successivo. Quelle in ritardo vanno nel mese successivo con scrittura di accantonamento.

Politica con i fornitori: fattura inviata entro 3 giorni dalla data documento o non viene processata in mese.

Step 2: Ratei e risconti automatici

Contratti pluriennali (assicurazioni, canoni, leasing) registrati una sola volta, sistema genera mensilmente quota di competenza. Modulo Contabilità Generale lo fa nativamente.

Step 3: Ammortamenti automatici

Cespiti registrati nel modulo Cespiti e Ammortamenti. Calcolo mensile automatico. Niente fogli Excel paralleli.

Step 4: Riconciliazione bancaria automatica

Estratto conto importato (CBI XML, MT940, CSV). Matching automatico con scritture contabili. Solo riga non quadrata richiede intervento. Riduzione tempo da 1 giorno a 30 min.

Step 5: Valorizzazione magazzino automatica

Senza inventario fisico mensile: valorizzazione contabile a costo medio o FIFO calcolata dal sistema dai movimenti del mese. Inventario fisico solo trimestrale o semestrale.

Step 6: Fatture in arrivo previste

Per fornitori ricorrenti (luce, gas, canoni) il sistema sa che la fattura arriverà. Genera accantonamento automatico a fine mese. Quando arriva fattura il mese dopo, storno automatico.

Step 7: Workflow approvazione integrato

Bilancio "pre-chiuso" notificato a controller via piattaforma. Controller approva (o rimanda). Notifica CFO. Tutto tracciato, niente mail Excel.

Cronoprogramma 5 giorni

Cosa serve sotto

• Gestionale integrato: vendite, acquisti, magazzino, cespiti tutti in contabilità senza import.
• Fatturazione elettronica integrata: modulo attivo per import automatico fatture ricevute da SdI.
• Riconciliazione bancaria con feed CBI: Tesoreria importa estratti conto automaticamente.
• Cespiti con piano ammortamento: modulo genera scritture mensili.
• Procedura "fast close": checklist con responsabili e scadenze.

Vantaggi misurabili

Conclusione

Chiusura a 5 giorni non è prerogativa di multinazionali. Con automazioni nel modulo Contabilità Generale di Gestya, anche PMI manifatturiera lo raggiunge.