"Conservo le fatture elettroniche in una cartella su Drive". Non sei a norma. La legge richiede conservazione sostitutiva specifica per 10 anni. Vediamo cosa serve.
Cosa richiede la legge
Norme di riferimento: DMEF 17 giugno 2014, decreto fatturazione elettronica e successivi aggiornamenti AdE.
Requisiti
- Formato originale: XML così come ricevuto da SdI (non il PDF cortesia).
- Firma digitale del responsabile della conservazione.
- Marca temporale: timestamp ufficiale certificato (TSA).
- Indici e metadati: per ricerca e reperibilità.
- Manuale della conservazione: documento che descrive il processo.
- Pacchetto di archiviazione: con hash di verifica integrità.
- Durata: 10 anni dall'emissione/ricezione.
- Esibizione: in caso di verifica AdE, accesso immediato.
Cosa NON è conservazione sostitutiva
- Salvare PDF in cartella locale ❌
- Backup su Google Drive ❌
- Stampare e archiviare in faldone cartaceo ❌
- Salvataggio su NAS aziendale ❌
Nessuno di questi soddisfa i requisiti normativi.
Le tre strade
Opzione 1: Servizio AdE gratuito
- Conservazione automatica via "Fatture e Corrispettivi".
- Gratis.
- Conserva solo XML transitati da SdI.
- Esibizione: lenta, scomoda.
- Buono per microaziende.
Opzione 2: Conservatore accreditato esterno
- Servizi come Aruba Conservazione, InfoCamere, ecc.
- Costo: €0.10-0.30 per fattura.
- Esibizione facile.
- Buono per PMI 100-1000 fatture/mese.
Opzione 3: Integrazione DMS gestionale
- Fatture conservate nel DMS del gestionale.
- Conservatore accreditato come backend.
- Accesso e ricerca integrato nel sistema operativo aziendale.
- Buono per PMI strutturate.
Cosa serve oltre le fatture
Anche questi documenti vanno conservati a norma per i tempi di legge:
- Registri IVA: 10 anni.
- Libro giornale, mastrini: 10 anni.
- DDT: 10 anni (se rilevanti fiscalmente).
- Cedolini paga: 5 anni (alcune voci 10).
- Contratti: durata + tempo previsto da policy aziendale.
- Documenti doganali: 10 anni.
DMS integrato semplifica gestione unificata.
Setup operativo
Step 1: Nominare responsabile conservazione
Figura interna o esterna. Firma digitale. Generalmente: titolare studio commercialista o responsabile amministrativo.
Step 2: Manuale conservazione
Documento che descrive: cosa conservi, come, chi, dove, per quanto. Template standard disponibili.
Step 3: Configurare flusso
Fattura ricevuta via SdI → automaticamente inviata a conservazione → ricevuta certificato → tutto registrato.
Step 4: Esibizione
Verifica AdE chiede fatture 2018: cerchi nel DMS, scarichi pacchetto conservato con firma e marca temporale, lo presenti.
Setup in Gestya
Modulo DMS - Gestione Documentale:
- Conservazione sostitutiva integrata via conservatore accreditato.
- Conservazione automatica fatture elettroniche emesse e ricevute (dal modulo Fatturazione Elettronica).
- Conservazione registri IVA, mastrini (da Contabilità).
- Ricerca full-text e per metadati.
- Esibizione PDF pacchetto conservato + certificato.
- Costo: incluso o ridotto rispetto a servizi standalone.
Sanzioni se non conservi
- Mancata conservazione fattura: €1.000 - €4.000 per fattura.
- Impossibilità esibizione in verifica AdE: contestazione costi non documentati.
- Reverse charge difensivo difficile senza fatture conservate.
Conclusione
Conservazione sostitutiva non è opzionale. Salvare PDF su Drive non basta. DMS integrato del gestionale è la soluzione naturale per PMI. Modulo DMS di Gestya a norma, automatico, con costi prevedibili.
