DMS - Gestione Documentale

Tutti i documenti aziendali in un unico luogo

In ogni PMI italiana esistono migliaia di documenti che descrivono la realtà operativa: contratti firmati con i clienti, offerte ricevute dai fornitori, schede tecniche dei prodotti, certificazioni di qualità, visure camerali, statuti, documenti d'identità dei referenti. Quando servono, però, sono spesso introvabili: in una cartella di rete senza struttura, sull'email di un collega in ferie, in un drive personale, oppure su carta in un faldone in archivio.

Il modulo DMS - Gestione Documentale di Gestya centralizza tutti i documenti aziendali allegandoli direttamente alle entità del gestionale: il contratto sta sull'anagrafica del cliente, il certificato CE sta sulla scheda del prodotto, l'offerta del fornitore sta sull'ordine di acquisto. Quando ti serve un documento, lo trovi esattamente dove ti aspetti che sia, accessibile in tempo reale anche da mobile.

Documenti collegati alle anagrafiche

Ogni anagrafica del modulo Anagrafiche diventa un vero e proprio fascicolo digitale che raccoglie tutta la documentazione legata a quel soggetto:

• Anagrafica cliente: contratto quadro firmato, condizioni commerciali concordate, visura camerale, dichiarazione d'intento, lettera d'intenti per esportatore abituale, accordo di riservatezza (NDA), modulo GDPR firmato, autorizzazione SDD
• Anagrafica fornitore: certificazioni di qualità (ISO 9001, ISO 14001), DURC, polizza RC, bonifico verifica IBAN, documento di identità del legale rappresentante, contratto quadro di fornitura
• Anagrafica dipendente (collegato al modulo Risorse Umane): contratto di assunzione, attestati di formazione obbligatoria (sicurezza, GDPR, antiriciclaggio), CV, certificazioni tecniche, valutazione idoneità del medico competente
• Anagrafica agente: mandato firmato, copia documento, attestazione ENASARCO

Tutti i documenti sono classificati per tipologia con tassonomia personalizzabile e gestiscono scadenze con alert automatici (es. la polizza RC del fornitore scade tra 30 giorni: notifica all'ufficio acquisti).

Allegati al ciclo attivo: preventivi, ordini, contratti

Ogni documento del Ciclo Attivo può essere arricchito con allegati contestuali che restano associati al documento per sempre:

• Preventivi: brochure tecniche allegate, immagini del progetto, conferma scritta del cliente all'offerta, scambio email con il referente, proposta tecnica preliminare
• Ordini cliente: ordine firmato (originale o PDF firmato digitalmente), specifiche tecniche allegate, disegni esecutivi, autorizzazione a procedere, conferma email
• DDT: bolla firmata dal corriere, foto del pallet pre-spedizione, certificati di analisi del lotto consegnato, dichiarazione di conformità
• Fatture attive: copia di cortesia in PDF, ricevute SDI, comunicazioni con il cliente per chiarimenti

Tutti questi allegati sono tracciati, versionati e indicizzati per la ricerca full-text.

Allegati al ciclo passivo: offerte, contratti, certificazioni fornitori

Stessa logica per il ciclo passivo, dove la disponibilità immediata della documentazione è spesso fondamentale per audit, contenziosi e gestione qualità:

• RDA (Richiesta di Acquisto): descrizione tecnica del bisogno, autorizzazione del responsabile, specifiche da inviare ai fornitori
• RDO (Richiesta di Offerta): documenti tecnici inviati ai fornitori, scambi email, capitolato di gara
• Offerte ricevute: proposte commerciali in PDF di tutti i fornitori interpellati, allegati tecnici, schede prodotto
• Ordini fornitore: PDF dell'ordine inviato, conferma scritta del fornitore, modifiche concordate
• DDT in ingresso: bolla del corriere, foto della merce ricevuta (in caso di danni), packing list, certificati di origine
• Fatture passive: in aggiunta all'XML SDI già conservato dal modulo Fatturazione Elettronica, eventuali documenti accessori (riferimento contratto, distinta delle prestazioni)

Per i fornitori critici, il DMS gestisce automaticamente le scadenze documentali: DURC trimestrale, polizza annuale, certificazioni di sistema con scadenza pluriennale. Quando un documento sta per scadere, il sistema avvisa l'ufficio acquisti e blocca eventualmente l'emissione di nuovi ordini fino al rinnovo.

Ricerca full-text e OCR automatico

Il vero valore di un DMS sta nella capacità di ritrovare il documento giusto in pochi secondi, anche dopo anni e tra migliaia di file. Il modulo include un motore di ricerca avanzato:

• Ricerca full-text sul contenuto di tutti i documenti, non solo sui metadati
• OCR automatico di documenti scansionati (PDF immagine, JPG, PNG): un contratto cartaceo digitalizzato diventa interrogabile esattamente come uno digitale nativo
• Riconoscimento testo da fotografia (utile per documenti acquisiti da smartphone)
• Filtri combinati: tipologia, periodo, autore, cliente/fornitore, tag, stato (firmato, in attesa, scaduto)
• Suggerimenti AI: il sistema impara dalle ricerche frequenti e suggerisce documenti correlati
• Ricerca cross-modulo: la stessa query trova documenti su anagrafiche, ordini, fatture, magazzino contemporaneamente

Esempio: cercando "capitolato 2023" il sistema restituisce in pochi millisecondi tutti i documenti che contengono quei termini, indipendentemente da dove siano stati allegati o da chi li abbia caricati.

Versioning e gestione delle revisioni

I documenti aziendali cambiano nel tempo: un contratto viene rinegoziato, un capitolato tecnico viene aggiornato, un'offerta viene rivista. Il DMS gestisce le revisioni in modo strutturato:

• Ogni nuova versione viene numerata in sequenza
• Le versioni precedenti restano accessibili in archivio
• È possibile vedere cosa è cambiato tra due versioni (per documenti testuali)
• Autore, data e motivazione della modifica vengono tracciati
• Si può tornare indietro a una versione precedente in caso di errore

Niente più file con nomi tipo "contratto_v3_finale_DEFINITIVO_corretto_dopolegale.docx": il versioning è gestito dal sistema, sempre.

Permessi granulari, GDPR e tracciabilità accessi

I documenti aziendali contengono spesso dati sensibili: anagrafiche personali, dati economici, condizioni commerciali riservate, segreti industriali. Il modulo gestisce i permessi a livello granulare:

• Permessi per ruolo: il commerciale vede i documenti dei suoi clienti, il responsabile acquisti vede quelli dei suoi fornitori, il direttore vede tutto
• Permessi per documento: alcuni documenti possono essere riservati a specifici utenti (esempio: il contratto del CEO non è visibile all'ufficio amministrativo)
• Audit trail completo: per ogni documento si registra chi lo ha aperto, quando, da quale dispositivo (utile in caso di data breach)
• Crittografia at-rest: i documenti sono cifrati nel database e nel filesystem
• Conformità GDPR: gestione dei consensi al trattamento, diritto all'oblio con anonimizzazione mantenendo la storicità contabile

Firma digitale e conservazione sostitutiva

Per i documenti che richiedono valore legale il modulo include funzioni native di:

• Firma digitale: integrazione con i principali certificatori italiani (InfoCert, Aruba, Namirial, Poste, Register.it) per firmare PDF in formato CAdES o PAdES
• Firma elettronica avanzata (FEA) per documenti firmati con tablet o stilo
• Marca temporale per attribuire data certa
• Conservazione sostitutiva AgID-compliant per 10 anni con valore probatorio in caso di contenzioso
• Esibizione su richiesta per organi di controllo e magistratura

Workflow approvativi e gestione scadenze documentali

Il modulo include un motore di workflow per flussi documentali strutturati:

• Approvazione documenti: un contratto sopra una certa soglia richiede l'approvazione del CFO prima di poter essere firmato
• Routing automatico: una fattura passiva ricevuta dal SDI viene instradata al responsabile del centro di costo per visto, poi all'amministrazione per registrazione
• Notifiche scadenza: certificazioni in scadenza, contratti da rinnovare, documenti firmati in attesa di restituzione
• Promemoria periodici: aggiornamento DURC trimestrale fornitori, polizza RC annuale, formazione sicurezza dipendenti

Mobile, scansione da smartphone e firma in mobilità

L'app mobile del DMS permette di:

• Scansionare un documento cartaceo con la fotocamera dello smartphone, con OCR automatico e classificazione suggerita
• Firmare digitalmente un documento ovunque tramite firma elettronica avanzata sul touch screen
• Consultare allegati di un cliente prima di una visita commerciale
• Caricare al volo il DDT firmato dal corriere alla consegna

Integrazione con tutto il gestionale Gestya

Il modulo DMS è trasversale a tutto Gestya: si integra con Anagrafiche per i fascicoli clienti/fornitori, con Ciclo Attivo e Passivo per allegati a preventivi/ordini/fatture, con Articoli per schede tecniche e disegni, con Risorse Umane per fascicoli del personale, con Contabilità Generale per registri e libri obbligatori. Per workflow documentali avanzati e gestione di processi documentali complessi, l'integrazione nativa con Processi.cloud aggiunge capacità di automazione no-code e AI generativa per analisi e classificazione automatica dei contenuti.