Ogni mese 3 ore (o più) di riconciliazione bancaria. Riga per riga, estratto conto vs scritture contabili. Errori, scritture dimenticate, movimenti che non quadrano. Vediamo come ridurre a 20 minuti.
Cosa è la riconciliazione
Quadratura tra:
- Saldo banca (estratto conto reale).
- Saldo contabile (conto banca in contabilità).
Devono coincidere. Differenze:
- Movimenti in banca non ancora registrati in contabilità (es. commissioni).
- Movimenti contabili non ancora "atterrati" in banca (es. assegni emessi non incassati).
- Errori.
Il metodo manuale tradizionale
- Stampa estratto conto.
- Stampa partitario conto banca dalla contabilità.
- Stampa partitario conto banca dal mese precedente per saldi iniziali.
- Sposta il dito su due fogli, segna ciò che è stato quadrato.
- Cerca le differenze.
- Registra le mancate (commissioni banca, interessi attivi, ecc.).
- Quadra.
Tempo: 2-4 ore per banca/mese. Se hai 5 banche: 1 giornata.
Il metodo con feed CBI automatico
Cos'è il CBI
Corporate Banking Interbancario: standard italiano per scambio dati con banche. Banca espone estratto conto in formato strutturato (XML CBI o MT940).
Vantaggi:
- Dati strutturati, non PDF da scansionare.
- Aggiornamento giornaliero.
- Tutte le banche supportano.
- Standard univoco.
Setup
- Apri portafoglio CBI per ogni banca (richiesta semplice).
- Banca configura accesso dati a tuo gestionale.
- Modulo Tesoreria di Gestya pull-a quotidianamente i flussi CBI.
- Riconciliazione gira in automatico ogni notte.
Come funziona il matching
Sistema confronta movimenti banca con scritture contabili usando:
- Importo: deve coincidere.
- Data: entro X giorni di tolleranza.
- Causale: regex su descrizione movimento (es. "BONIFICO A FAVORE ROSSI" matcha pagamento cliente Rossi).
- Riferimento: numero fattura nella descrizione se presente.
Esito
- Match automatico: 80-90% movimenti.
- Match proposto: 5-10% (sistema suggerisce, contabile conferma).
- Non matchati: 1-5% (intervento manuale).
Da 3 ore a 20 minuti.
Esempio di regole di matching
| Pattern banca | Match |
|---|---|
| BONIFICO A FAVORE [Cliente] FATT [Numero] | Incasso fattura X |
| BONIFICO A FAVORE [Fornitore] | Pagamento fornitore Y |
| DISP. PAGAMENTO RIBA | Distinta RIBA |
| F24 - ENTRATEL | Pagamento F24 |
| SDD - SEPA DIRECT DEBIT | Addebito ricorrente |
| COMMISSIONI | Costo bancario |
| INTERESSI CREDITORI | Provento finanziario |
Vantaggi oltre i tempi
Cashflow real-time
Saldo banche aggiornato giornalmente → forecast cashflow accurato (vedi articolo dedicato).
Incassi clienti immediati
Bonifico cliente Rossi arrivato → fattura segnata "pagata" automaticamente → tu sai senza chiamare l'amministrazione.
Errori intercettati
Doppia registrazione, addebiti errati banca, importi sbagliati: sistema flag immediatamente.
Riconciliazione mensile = già fatta
Bilancio del mese: banca già quadrata. Ti basta verificare le poche righe non matchate.
Setup in Gestya
Modulo Tesoreria e Cashflow:
- Connessione CBI a tutte le banche italiane principali.
- Regole di matching personalizzabili.
- Cruscotto: movimenti matchati, da matchare, eccezioni.
- Quadratura saldi automatica fine mese.
- Storico riconciliazioni navigabile.
Conclusione
Riconciliazione manuale è una delle attività più ad alto tempo / bassa valore nella PMI. Feed CBI + matching automatico la rende invisibile. Modulo Tesoreria e Cashflow di Gestya integra direttamente con contabilità.
