Magazzino Materiali

Il magazzino del dentista è critico ma spesso ignorato

Uno studio dentistico utilizza centinaia di materiali: anestetici, compositi, acidi mordenzanti, monouso, strumenti, otturazioni, fili da sutura, impianti, materiali da impronta, ecc. Molti hanno scadenza, alcuni richiedono lotti tracciabili (anestetici, impianti), altri sono molto costosi (impianti, materiali da rigenerazione). Eppure il magazzino è spesso gestito a vista, con scorte non monitorate, scadenze non controllate, lotti non tracciati. Risultato: si ordina troppo o troppo poco, si buttano materiali scaduti, si rischia in caso di richiamo prodotto.

Il modulo Magazzino Materiali di Odontia.cloud automatizza la gestione del magazzino dello studio, riducendo sprechi e garantendo tracciabilità completa per la sicurezza del paziente.

Catalogo materiali completo

Per ogni materiale vengono gestiti:

• Codice interno e codice fornitore
• Descrizione dettagliata e categoria (anestetici, compositi, monouso, strumenti, ecc.)
• Fornitore principale con eventuali fornitori alternativi
• Prezzo di acquisto e prezzo storico per analisi inflazione
• Unità di misura e confezione (pezzo, scatola, conf. da 50, ecc.)
• Eventuale numero serie/lotto per materiali tracciati
• Codice a barre per scansione rapida

Gestione scorte con soglia di riordino

Per ogni materiale si definisce:

• Quantità attuale in magazzino
• Scorta minima sotto la quale ricevere alert
• Quantità di riordino consigliata
• Lead time medio del fornitore (per pianificare gli ordini in anticipo)

Quando la scorta scende sotto la soglia, il sistema genera automaticamente un alert all'amministrazione e prepara una proposta d'ordine al fornitore preferenziale, semplicemente da confermare.

Gestione lotti e scadenze

Per i materiali soggetti a scadenza o tracciabilità di lotto (anestetici, impianti, materiali da rigenerazione, monouso sterili) il modulo registra:

• Numero lotto e data di scadenza per ogni confezione ricevuta
• Quantità per lotto con scarico automatico FIFO o FEFO
• Alert preventivi sui lotti in prossimità di scadenza (3 mesi, 1 mese, 1 settimana)
• Tracciabilità lotto-paziente: dato un lotto, quali pazienti lo hanno utilizzato (essenziale in caso di richiamo prodotto)

Associazione materiale-prestazione per scarico automatico

Una funzione potente del modulo: per ogni prestazione del listino si possono definire i materiali tipicamente consumati (es. una otturazione consuma X grammi di composito, un'anestesia consuma una fiala di anestetico, ecc.). Quando il dentista registra la prestazione in cartella clinica, il sistema può scaricare automaticamente i materiali dal magazzino, mantenendo le scorte sempre allineate alla realtà.

Movimenti carico e scarico

Tutti i movimenti di magazzino sono tracciati:

• Carico all'arrivo di una nuova fornitura (con numero DDT del fornitore, lotti, scadenze)
• Scarico per consumo durante prestazioni
• Scarico per smaltimento (materiali scaduti)
• Trasferimenti tra magazzini (per studi multi-sede)
• Rettifiche di inventario con causale

Inventario fisico periodico

Per allineare il dato contabile con quello fisico, il modulo gestisce inventari periodici con conteggio diretto (anche tramite scanner barcode su smartphone) e calcolo automatico delle differenze. Particolarmente importante per i materiali ad alto valore (impianti).

Report consumi periodici

Il modulo genera report sui consumi:

• Top 20 materiali più utilizzati (per quantità e per valore)
• Costo materiali per prestazione (utile per tariffazione)
• Consumo per operatore (per identificare anomalie)
• Spesa magazzino mese su mese
• Materiali scaduti e relativo costo (sprechi)

Integrazione con Gestya Magazzino per studi strutturati

Per cliniche e network di studi che gestiscono il magazzino in modo enterprise (multi-sede, multi-deposito, palmari barcode professionali, integrazione contabile completa), l'integrazione con il modulo Magazzino e Logistica di Gestya aggiunge funzionalità WMS avanzate.