Hai bisogno di materie prime → emetti ordine al fornitore → ricevi merce con DDT → ricevi fattura → controlli quadratura → paghi. 5 step. Errori comuni: paghi due volte, dimentichi di pagare, paghi importo sbagliato. Vediamo come strutturare.
Il workflow corretto
Step 1: ordine acquisto
Internal request → ordine fornitore (RdA → OdA):
- Articoli, quantità, prezzo concordato.
- Data consegna richiesta.
- Eventuale approvazione (per importi sopra soglia).
- Invio fornitore via email/PDF.
Step 2: ricezione merce
Quando arriva DDT fornitore:
- Scarica/carica articoli ricevuti.
- Verifica corrispondenza con ordine.
- Eventuali ammanchi o eccessi segnalati.
- Carico magazzino.
Step 3: ricezione fattura
Fattura fornitore arriva via SDI:
- Quadratura con DDT ricevuti.
- Quadratura con ordine.
- Verifica prezzi.
- Eventuali discrepanze evidenziate.
Step 4: registrazione contabile
- Imputazione conti contabili.
- Calcolo IVA detraibile.
- Stato: "Da pagare".
Step 5: pagamento
- Pianificazione pagamento in base a scadenza.
- Generazione bonifico (CBI/SEPA).
- Caricamento home banking.
- Conferma incasso fornitore.
- Riconciliazione bancaria.
Configurazione Gestya
Modulo Ciclo Passivo:
- Anagrafica fornitori in Anagrafiche.
- Workflow approvazione configurabile (per ruolo).
- Tracciamento OdA → DDT → Fattura → Pagamento.
- Alert su fatture in scadenza.
- Generazione flussi CBI/SEPA.
Errori prevenuti
Doppio pagamento
Sistema rifiuta pagamento di fattura già pagata. Audit log.
Fattura senza ordine
Fornitore manda fattura non corrispondente a ordine. Alert per investigazione (potrebbe essere errore o frode).
Differenze prezzo
Prezzo fattura ≠ prezzo ordine: warning, contattare fornitore prima di pagare.
Quantità diverse
DDT 100 pezzi, fattura 110: investigazione.
Reportistica
- Fatture da pagare nei prossimi 7/15/30 gg.
- Top fornitori per spesa.
- DSO/DPO calcolati.
- Scaduti fornitori.
