Le fatture elettroniche emesse oggi vanno conservate fino al 2036. Non basta salvarle nel server aziendale: serve conservazione sostitutiva digitale a norma. Vediamo cosa significa e come gestirla.
I requisiti normativi
Norma di riferimento: Circolare AdE 9/E del 23 luglio 2021.
Conservazione richiede:
- Marca temporale: certifica data/ora.
- Firma digitale del responsabile della conservazione.
- Conservatore accreditato AgID o procedura interna conforme.
- Manuale della conservazione.
- Conservazione per 10 anni minimo.
Le due opzioni
1. Conservazione delegata (consigliata)
Delega a conservatore esterno accreditato AgID:
- Lui si occupa di tutto.
- Tu paghi fee mensile/annuale.
- Niente responsabilità tecnica.
- Costo: 30-200 €/mese per PMI tipica.
2. Conservazione interna
Procedura interna conforme:
- Manuale della conservazione scritto.
- Responsabile della conservazione nominato.
- Infrastruttura tecnica conforme.
- Audit periodici.
Costoso e rischioso per piccole aziende. Solo per grandi enterprise con team IT/legal.
Gestya gestisce conservazione
Il modulo Fatturazione Elettronica Gestya:
- Integrazione con conservatori accreditati AgID.
- Invio automatico fatture in conservazione.
- Marca temporale apposta automaticamente.
- Tracciabilità: stato conservazione per ogni fattura.
- Recupero veloce in caso di ispezione AdE.
Cosa devi sapere
Periodo
10 anni dall'emissione fattura. Le fatture 2026 conservate fino al 2036.
Tipologie incluse
- Fatture emesse (attive).
- Fatture ricevute (passive).
- Autofatture.
- Note di credito/debito.
- Eventuali corrispettivi.
Tipologie escluse
- Documenti commerciali non fiscali.
- Preventivi.
- Ordini interni.
Cosa succede in caso di ispezione AdE
Ispettore chiede fatture di 5 anni fa:
- Tu accedi al sistema conservazione.
- Esporti fatture richieste.
- Con marca temporale e firma valide.
Senza conservazione a norma: sanzioni fino al 30% dell'imponibile non documentabile.
Sanzioni mancata conservazione
- Multa da 250 a 2.000 € per ogni fattura non conservata.
- Recupero IVA detratta indebitamente.
- Possibile estensione accertamento.
I moduli Gestya correlati
Scopri Gestya con conservazione a norma.
