Il conto deposito pedane è il sistema contabile che traccia tutte le pedane che escono ed entrano dalla tua azienda di trasporto. Sembra una cosa minore, ma è quello che decide se a fine anno hai 1.500 pedane "in giro" valore 21.000 € sotto controllo, o 1.500 pedane di cui non sai più dove sono. Vediamo come strutturarlo bene.
I tre modelli di gestione pedane
Modello "scambio paritario"
Ogni consegna di pedane viene immediatamente compensata con la restituzione delle pedane vuote. Saldo sempre 0.
Vantaggio: zero rischio.
Svantaggio: richiede che il cliente abbia sempre pedane di scambio disponibili. Spesso non è il caso.
Modello "conto deposito"
Le pedane consegnate restano "a debito" del cliente. Riconciliazioni periodiche.
Vantaggio: flessibilità operativa.
Svantaggio: richiede sistema strutturato per non perdere il controllo.
Modello "vendita"
Le pedane sono vendute al cliente. Nessun obbligo di restituzione.
Vantaggio: zero gestione successiva.
Svantaggio: tariffe trasporto più alte (pedane sono incluse nel prezzo). Cliente può non essere d'accordo.
Il modello "conto deposito" passo per passo
È il più diffuso. Ecco come strutturarlo.
Anagrafica clienti con conto pedane
Per ogni cliente, scheda con:
- Anagrafica standard.
- Saldo pedane EPAL: positivo = il cliente deve restituirne X.
- Saldo pedane CHEP: tracciamento separato.
- Saldo pedane generiche: separato.
- Storico movimenti.
- Data ultima riconciliazione.
- Eventuali note (es. "ha contestato saldo a febbraio").
Anagrafica pedane
Per tipologia:
| Tipologia | Dimensioni | Valore unitario |
|---|---|---|
| EPAL | 80×120 cm | 14 € |
| EPAL Half-Size | 60×80 cm | 9 € |
| CHEP (noleggio) | 80×120 cm | tariffa CHEP |
| Generica | variabile | 5 € |
| Plastica | 80×120 cm | 25 € |
Movimenti pedane
Per ogni operazione:
- Data, ora.
- Cliente coinvolto.
- Documento collegato (DDT n., ordine n.).
- Tipologia pedana.
- Quantità (positiva = consegnata al cliente, negativa = ritirata).
- Operatore o autista.
- Note.
- Eventuale foto (utile per pedane danneggiate).
Saldo aggiornato in tempo reale
Ogni movimento aggiorna il saldo del cliente. In qualsiasi momento, sai quanti pezzi gli hai dato e quanti ti deve.
Dashboard riepilogativa
Vista d'insieme per il responsabile:
| Cliente | EPAL | CHEP | Valore € |
|---|---|---|---|
| Cliente A | +85 | −12 | ~1.190 € |
| Cliente B | +150 | +5 | ~2.100 € |
| Cliente C | +22 | 0 | ~308 € |
| ... | ... | ... | ... |
| Totale | +1.450 | +25 | ~20.300 € |
Il proprietario dell'azienda di trasporto vede a colpo d'occhio: "ho 20k € di pedane in giro".
Riconciliazioni periodiche
Schedulazione mensile o trimestrale
Il responsabile pedane (può essere lo stesso che gestisce gli ordini) fa:
- Estrae il saldo per ogni cliente.
- Genera il PDF "Conto Pedane - Mese/Trimestre".
- Invia ai clienti per email.
- Richiede conferma entro 15 giorni.
Email tipo:
Gentile cliente,
in allegato il riepilogo conto pedane al [data]. Saldo a vostro carico: 85 EPAL.
Vi chiediamo cortesemente di confermare il saldo entro il [+15 giorni] per congelare la riconciliazione.
In caso di programmazione restituzione, vi ricordiamo che 1 EPAL ha valore di mercato di ~14 €.
Cordiali saluti.
Gestione contestazioni
Il cliente può contestare:
- "Vi ho restituito 30 pedane il giorno X, non risultano".
- "Quelle pedane consegnate erano già rotte".
- "Il vostro autista non ha registrato lo scambio".
Verifica con storico DDT, foto, firme. Riconciliazione manuale.
Saldo dopo riconciliazione
Tre opzioni:
- Cliente restituisce: saldo torna a 0.
- Cliente paga le pedane: fattura emessa, saldo a 0.
- Cliente "tiene" le pedane: saldo congelato per l'inizio del periodo successivo (ma con scadenza alla riconciliazione successiva).
Alert e azioni preventive
Il sistema dovrebbe avvisare il responsabile quando:
- Cliente con saldo EPAL > 100 (~1.400 €).
- Cliente con saldo crescente da 3+ mesi.
- Cliente che ha contestato l'ultima riconciliazione.
- Cliente che non ha confermato 2 riconciliazioni consecutive.
Intervento mirato prima che il problema diventi irrecuperabile.
Quando fatturare
Quando il cliente non restituisce e non risponde:
- Sollecito amichevole (email + telefono).
- Sollecito formale (raccomandata).
- Fatturazione delle pedane al prezzo di mercato.
- Eventuale recupero crediti.
Norma di riferimento: clausola contrattuale specifica (vedi sopra).
Reportistica per il proprietario
Mensile:
- Pedane in giro totali (numero e valore).
- Trend degli ultimi 12 mesi.
- Pedane "perse" (non riconciliate, oltre 6 mesi).
- Top 10 clienti con saldo più alto.
- Pedane fatturate (recupero economico).
Indicatore essenziale per la salute finanziaria.
I moduli Logistia per il conto deposito
- Gestione Pedane con conto deposito completo.
- DDT con movimento pedane obbligatorio.
- CRM per gestione contestazioni e clienti.
- Analytics per dashboard pedane.
Scopri Logistia e struttura il conto deposito pedane.
