Cliente chiede preventivo, accetta, ordina, spedisci con DDT, emetti fattura, incassi. 6 step, 6 documenti collegati. Senza struttura: documenti smarriti, dati duplicati, errori. Vediamo come strutturare ciclo attivo end-to-end.
I documenti del ciclo
| Step | Documento |
|---|---|
| 1. Richiesta | Richiesta preventivo (RdP) |
| 2. Offerta | Preventivo |
| 3. Accettazione | Ordine cliente |
| 4. Preparazione | Picking list |
| 5. Spedizione | DDT |
| 6. Fatturazione | Fattura |
| 7. Incasso | Registrazione pagamento |
Vantaggi del workflow strutturato
Tracciabilità completa
Dato cliente, vedi tutto il percorso:
- Quando ha richiesto preventivo.
- Quando l'hai inviato.
- Quando ha ordinato.
- Quando hai spedito.
- Quando hai fatturato.
- Quando ha pagato.
Niente trascrizione
Preventivo → ordine → DDT → fattura: stessi dati propagati automaticamente. Zero ridigitazione.
Conversione preventivi
Tracciamento "preventivi → ordini": tasso di conversione commerciale visibile.
Status real-time
"A che punto è l'ordine del cliente Rossi?" → vista immediata.
Configurazione Gestya
Modulo Ciclo Attivo:
Preventivo
- Da CRM o creato direttamente.
- Articoli, listini, sconti applicati.
- Validità (es. 30 gg).
- Invio PDF al cliente.
- Stato: emesso, accettato, scaduto.
Ordine
- Generato da preventivo accettato (1 click).
- Eventuali modifiche (quantità, sconto finale).
- Pianificazione consegna.
DDT
- Generato da ordine.
- Scarico magazzino.
- Causale automatica "Vendita".
Fattura
- Immediata o differita.
- Da DDT (raggruppamento se differita).
- Invio SDI automatico.
Incasso
- Registrazione pagamento (parziale o totale).
- Riconciliazione bancaria.
- Chiusura ciclo.
I numeri
| Voce | Manuale | Workflow Gestya |
|---|---|---|
| Tempo per ciclo completo | 2-4 ore | 30-45 min |
| Errori (dati ripetuti) | 5-10% | ~zero |
| Tracciabilità | Bassa | Totale |
I moduli Gestya correlati
Scopri Gestya con ciclo attivo strutturato.
