Agenda Appuntamenti

L'agenda è il sistema nervoso dello studio

L'agenda di uno studio dentistico è probabilmente lo strumento più utilizzato in assoluto: ogni mattina la segreteria la apre per pianificare la giornata, il dentista la consulta tra una seduta e l'altra per sapere cosa lo aspetta, il paziente prenota chiamando o online. Un'agenda lenta, confusa o non sincronizzata è la prima causa di inefficienza operativa.

Il modulo Agenda di Odontia.cloud è progettato per la velocità e la precisione: viste configurabili, drag & drop fluido, multi-poltrona e multi-operatore, sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar, lista d'attesa con suggerimenti automatici quando si liberano slot.

Viste settimanale e giornaliera

L'agenda offre due viste principali ottimizzate per usi diversi:

• Vista giornaliera: massimo dettaglio sulla giornata in corso, ideale per la segreteria e per il dentista che vuole vedere "cosa accade ora"
• Vista settimanale: pianificazione su 5-7 giorni, ideale per chi gestisce nuovi appuntamenti su più giorni e vuole bilanciare il carico
• Vista mensile: panoramica per analisi di occupazione e pianificazione richiami
• Vista lista: tutti gli appuntamenti del giorno o settimana in formato testuale, ottimo per stampe

Multi-poltrona e multi-operatore

Per gli studi con più poltrone o più operatori, l'agenda mostra colonne parallele: una colonna per ogni poltrona o per ogni operatore (configurabile). Filtri rapidi permettono di vedere:

• Solo gli appuntamenti di un determinato dentista
• Solo una poltrona specifica
• Solo gli appuntamenti dell'igienista
• La situazione consolidata di tutto lo studio

Il sistema gestisce nativamente più sedi (per studi multi-clinica) con vista consolidata o per singola sede.

Drag & drop per spostare appuntamenti

Spostare un appuntamento richiede pochi secondi: si afferra con il mouse e si trascina nella nuova posizione. Il sistema verifica automaticamente:

• Disponibilità di poltrona e operatore nel nuovo slot
• Coerenza con altri appuntamenti del paziente
• Vincoli clinici (es. non spostare un appuntamento di igiene troppo vicino al precedente)

Modifiche tracciate con audit per chi sposta cosa e quando.

Durata automatica per prestazione

Selezionando il tipo di prestazione, il sistema imposta automaticamente la durata standard (configurata nel listino prestazioni): 30 minuti per igiene, 45 per devitalizzazione, 90 per implantologia, ecc. Personalizzabile per singolo operatore (chi è più veloce, chi è più meticoloso) e per singolo paziente (pazienti che richiedono tempi extra).

Stati appuntamento e workflow operativo

Ogni appuntamento ha uno stato che riflette il suo ciclo di vita:

• Programmato: appena creato
• Confermato: il paziente ha confermato (rispondendo a SMS/email di promemoria)
• In corso: il paziente è in poltrona
• Completato: prestazione eseguita e registrata in cartella
• Annullato: cancellato con anticipo
• No-show: il paziente non si è presentato (statistica importante per misurare la disciplina dei pazienti)

Lista d'attesa intelligente

Quando un paziente vuole prenotare ma non c'è slot disponibile in tempi accettabili, viene messo in lista d'attesa con specifiche preferenze (giorno, fascia oraria, operatore). Quando un altro paziente cancella o sposta, il sistema suggerisce automaticamente i pazienti in lista d'attesa compatibili con lo slot liberato, accelerando l'occupazione delle poltrone.

Promemoria automatici SMS, WhatsApp ed email

Gli appuntamenti generano promemoria automatici al paziente attraverso il modulo Comunicazioni WhatsApp/SMS:

• Conferma immediata della prenotazione
• Promemoria 1 settimana prima per appuntamenti importanti
• Promemoria il giorno prima
• Promemoria la mattina stessa

Il paziente può confermare o richiedere una modifica direttamente dal messaggio, riducendo drasticamente i no-show.

Sincronizzazione Google Calendar

Per ogni operatore è possibile abilitare la sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar: gli appuntamenti dello studio compaiono nel calendario personale dell'operatore (utile per chi lavora in più studi o ha impegni privati da coordinare), e impegni privati bloccati su Google Calendar diventano automaticamente non prenotabili nell'agenda di Odontia.

Vista mobile per smartphone e tablet

L'agenda è perfettamente responsive: dentisti e segreteria possono consultarla e modificarla da smartphone o tablet con la stessa fluidità del desktop. Il dentista in trasferta può controllare l'agenda della clinica, la segreteria in malattia può intervenire da casa.