Prima Nota e Contabilità

La contabilità per cassa dello studio dentistico

La maggior parte degli studi dentistici opera in regime di contabilità per cassa (decreto legge 50/2017): le entrate vengono registrate al momento dell'incasso effettivo, non all'emissione della fattura. Questo meccanismo, vantaggioso fiscalmente, richiede un controllo preciso degli incassi e dei pagamenti che molte segreterie gestiscono ancora a mano su Excel.

Il modulo Prima Nota e Contabilità di Odontia.cloud automatizza l'intera gestione contabile dello studio, allineata al regime per cassa, con scadenzario pazienti, gestione di rateizzazioni, statistiche comparative.

Registrazione entrate e uscite con prima nota

Ogni movimento finanziario dello studio viene registrato in prima nota:

• Entrate: incassi da pazienti per fatture, eventuali sponsor, contributi
• Uscite: pagamenti a fornitori, stipendi del personale, affitto, utenze, materiali, leasing attrezzature
• Movimenti finanziari: trasferimenti tra cassa e banca, prelievi del titolare, conferimenti

Le entrate provenienti dal modulo Fatturazione Elettronica alimentano automaticamente la prima nota nel momento in cui la segreteria registra l'incasso (per cassa, bonifico, POS, assegno).

Scadenzario pagamenti pazienti

Per ogni fattura emessa il modulo gestisce lo stato di incasso:

• Da incassare: emessa ma ancora aperta
• Parzialmente incassata: il paziente ha pagato un acconto
• Incassata: completamente saldata
• Rateizzata: con piano rate concordato
• In contestazione: blocco temporaneo per chiarimenti

Lo scadenzario mostra in qualsiasi momento la situazione complessiva: quanto deve essere incassato, da chi, da quando. Filtri per paziente, periodo, stato.

Incassi parziali e rateizzazioni

Per piani di trattamento di importo elevato è prassi comune offrire rateizzazioni interne (senza interessi, gestite direttamente dallo studio invece che con finanziarie). Il modulo gestisce nativamente:

• Definizione del piano di rate alla firma del piano di trattamento
• Generazione automatica delle scadenze nello scadenzario
• Promemoria automatici al paziente prima di ogni rata
• Registrazione degli incassi rate per rata
• Gestione di solleciti per rate scadute

Bilancio annuale e contabilità per cassa

A fine anno il modulo genera automaticamente:

• Riepilogo entrate per categoria (prestazioni cliniche, vendite materiali, ecc.)
• Riepilogo uscite per categoria (personale, materiali, leasing, affitto, utenze, marketing, ecc.)
• Risultato d'esercizio per cassa
• Quadri RG/RE compilabili dal commercialista
• Imputazione costi per centro di costo (per studi multi-poltrona o multi-sede)

Statistiche entrate/uscite confrontabili anno su anno

Il modulo permette analisi temporali:

• Andamento mensile entrate confrontato con stesso periodo anno precedente
• Trend uscite per categoria su 24 mesi
• Stagionalità (mesi di maggiore/minore attività)
• Margine operativo mese per mese
• Indici di efficienza: entrate per ora di poltrona, entrate per operatore

I dati confluiscono nei moduli Dashboard e KPI e Report e Statistiche per visualizzazioni e report avanzati. Per analisi predittive e business intelligence di livello superiore, l'integrazione con ReportIA consente forecasting e identificazione di trend nascosti.

Studi di settore automatici

Il modulo prepara automaticamente i dati richiesti per gli indici sintetici di affidabilità fiscale (ISA) ex studi di settore: ricavi, costi, dipendenti, ore lavorate, ecc. I dati sono esportabili nei formati richiesti dal software di compilazione del commercialista.

Esportazione dati al commercialista

Tutti i dati contabili sono esportabili in formati compatibili con i principali gestionali commerciali del commercialista (Zucchetti, TeamSystem, Buffetti, Datev) per evitare doppia digitazione e ridurre il costo della consulenza esterna. Per studi e cliniche più strutturate che vogliono internalizzare completamente la contabilità, l'integrazione con il modulo Contabilità Generale di Gestya consente la gestione contabile professionale completa con bilancio CEE, registri IVA, XBRL.