Recall e Richiami Pazienti

Il recall è la principale fonte di fatturato ricorrente

I richiami automatici sono uno degli strumenti più redditizi e meno sfruttati negli studi dentistici italiani. Studi statistici mostrano che un programma di recall sistematico aumenta il fatturato dell'igiene del 30-50% e riduce drasticamente il fenomeno dei pazienti "persi" che dimenticano lo studio dopo l'ultima visita. Eppure molte segreterie gestiscono i richiami con telefonate manuali o, ancora peggio, non li gestiscono affatto.

Il modulo Recall di Odontia.cloud automatizza completamente il processo: i richiami partono ai tempi configurati, vengono inviati attraverso il canale preferito del paziente, vengono tracciati nel tempo, e generano report di efficacia che permettono di ottimizzare le strategie di fidelizzazione.

Recall automatici programmabili

Il modulo gestisce diverse tipologie di richiamo:

• Igiene semestrale o trimestrale: il classico recall di igiene professionale, programmato automaticamente in base alla data dell'ultima seduta
• Controlli periodici post-trattamento: per impianti (a 6 mesi, 1, 2, 5 anni), per protesi, per devitalizzazioni
• Controlli ortodontici: con cadenza tipica del trattamento
• Riattivazione pazienti inattivi: chi non viene da oltre 12-18 mesi viene contattato per ricordare lo studio
• Auguri di compleanno: gesto di cortesia che rafforza la relazione
• Richiami specifici per categoria: pazienti diabetici (controlli più frequenti), pazienti con anticoagulanti, donne in gravidanza

Per ogni tipologia si configurano: cadenza (tempo dall'ultima visita), orario di invio, template di messaggio, regole di esclusione (es. non richiamare pazienti con appuntamento già fissato).

Promemoria appuntamenti automatici

Distinto dal recall, il modulo invia anche promemoria di appuntamenti già fissati:

• 1 settimana prima: per appuntamenti importanti che potrebbero essere dimenticati
• 1 giorno prima: il classico promemoria per ridurre i no-show
• La mattina stessa: per appuntamenti del pomeriggio
• Alcune ore prima: per appuntamenti chirurgici importanti

Il paziente può confermare o richiedere modifica direttamente dal messaggio, riducendo il tasso di no-show del 60-80%.

Canali multipli SMS, WhatsApp ed email

Il modulo invia attraverso più canali, in ordine di preferenza configurabile per paziente:

• WhatsApp Business: il canale più immediato e con il più alto tasso di apertura (95%+), ideale per richiami immediati e promemoria
• SMS: ancora utilizzato dalla fascia anziana che non usa WhatsApp
• Email: per comunicazioni più articolate (es. campagne marketing, newsletter)
• Notifica push via app per i pazienti che hanno installato il portale paziente

L'integrazione con il modulo Comunicazioni WhatsApp/SMS garantisce alta deliverability e conformità alle normative anti-spam.

Stato richiamo tracciato

Per ogni richiamo viene tracciato lo stato:

• Da inviare: programmato per il futuro
• Inviato: trasmesso al canale
• Consegnato: confermata la consegna al destinatario
• Letto: il paziente ha aperto il messaggio (per WhatsApp/email)
• Confermato: il paziente ha risposto positivamente
• Rifiutato: il paziente ha declinato
• Senza risposta: nessuna interazione → si attiva il follow-up

Report efficacia richiami

Il modulo genera report che misurano l'efficacia del programma:

• Tasso di risposta per canale (WhatsApp tipicamente 70%+, email 30%, SMS 40%)
• Tasso di conversione: richiami che si trasformano in appuntamenti effettivi
• Fatturato generato dai richiami
• ROI del programma di recall

I dati confluiscono nei moduli Dashboard e KPI e Marketing Odontoiatrico per analisi e ottimizzazioni continue.