Gestione Commesse

La commessa come centro di profitto autonomo

Per le aziende che lavorano per commessa (cantieri edili, impiantistica, engineering, software house, consulenza, allestimenti, manutenzioni straordinarie, produzione su misura), il vero indicatore di salute non è il fatturato annuale dell'azienda ma la marginalità di ogni singolo progetto. Senza un controllo preciso, è facile scoprire a fine commessa di averci perso: costi della manodopera sottostimati, materiali extra non addebitati, subappalti fuori budget, pagamenti del cliente in ritardo che divorano la cassa.

Il modulo Gestione Commesse di Gestya trasforma ogni progetto cliente in un centro di profitto autonomo, con budget, costi diretti, costi indiretti, ricavi, cashflow e marginalità monitorati in tempo reale. Una visione chirurgica della redditività di ogni commessa, dalla firma del contratto al collaudo finale, con la possibilità di intervenire subito quando qualcosa sta andando fuori controllo.

Anagrafica commessa completa

Ogni commessa è un'entità ricca di metadati che ne descrivono il perimetro:

• Codice commessa univoco e descrizione
• Cliente committente dal modulo Anagrafiche
• Tipologia commessa (lavori in conto terzi, ricerca e sviluppo, costruzione interna, manutenzione straordinaria, fornitura chiavi in mano)
• Cantiere o location di esecuzione, anche multi-sede
• Date di inizio e fine previste, prorogabili con tracciamento delle modifiche
• Valore contrattuale e modalità di fatturazione (a SAL, a milestone, a corpo, a misura, a tariffa oraria)
• Responsabile di commessa e team assegnato
• WBS (Work Breakdown Structure): scomposizione gerarchica in sotto-commesse, fasi, attività
• Stato avanzamento: in offerta, in esecuzione, in collaudo, chiusa, in garanzia

Ogni commessa può avere sotto-commesse illimitate per gestire progetti complessi articolati in lotti, sub-progetti o cantieri multipli all'interno dello stesso contratto.

Preventivo, budget e WBS

All'apertura della commessa si definisce il budget preventivo articolato per voci di costo, tipicamente:

• Manodopera diretta: ore previste per fase, costo orario standard del personale
• Materiali e forniture: distinta dei materiali necessari con quantità e prezzi unitari
• Subappalti: lavorazioni esterne affidate a terzisti
• Noleggi e mezzi: attrezzature, ponteggi, piattaforme, automezzi
• Trasferte e logistica: spostamenti del personale, trasporti, vitto e alloggio
• Costi indiretti: assicurazioni di cantiere, costi della sicurezza, oneri progettuali
• Margine atteso: differenza tra ricavi previsti e costi totali stimati

Il preventivo diventa baseline di confronto: in ogni momento il sistema mostra scostamento tra preventivo e consuntivo, evidenziando le voci in over budget per intervento immediato.

Personale assegnato e tracking ore con tablet

Il costo del personale è quasi sempre la voce più importante e più difficile da controllare nelle commesse di servizi. Il modulo Gestione Commesse risolve il problema con un sistema di timesheet operativo da tablet o smartphone direttamente in cantiere o in ufficio.

Il flusso quotidiano è semplice:

1. L'operatore apre l'app sul tablet (in dotazione del cantiere o personale) e si autentica con badge o credenziali.
2. Seleziona la commessa (e l'eventuale fase) su cui sta lavorando dalla lista delle commesse a lui assegnate.
3. Inserisce le ore svolte: ore ordinarie, straordinarie, notturne, festive con causali specifiche.
4. Può commentare l'attività svolta e allegare foto del lavoro fatto.
5. Al termine della giornata chiude il rapporto, che diventa visibile al responsabile di commessa.

Le ore inserite sono immediatamente imputate alla commessa al costo orario individuale del dipendente (calcolato in automatico da retribuzione lorda + contributi + accantonamenti). Questo significa che la marginalità di commessa è aggiornata in tempo reale: non a fine mese quando arriva il consuntivo paghe, ma giorno per giorno mentre il lavoro avanza.

Il responsabile di commessa può approvare o rifiutare le ore inserite, prima che vengano consolidate per il calcolo costi e per il cedolino. L'integrazione con il modulo Risorse Umane e con HRPRO garantisce coerenza tra timesheet di commessa e gestione presenze aziendale.

Magazzino dedicato per commessa

Per le commesse che richiedono materiali specifici (componenti, semilavorati, attrezzature), il modulo gestisce magazzini virtuali dedicati alla commessa:

• Carico iniziale dei materiali destinati alla commessa
• Prelievi tracciati con causale "consumo per commessa XYZ"
• Restituzioni di materiale non utilizzato a fine lavori
• Trasferimenti tra commesse diverse (con riaddebito interno)
• Inventario fisico di cantiere con palmare barcode (integrazione con il modulo Magazzino e Logistica)

Ogni movimento valorizza il costo materiali della commessa in tempo reale al costo medio o al costo standard configurato.

Acquisti, ordini fornitore e DDT per commessa

Tutti gli acquisti effettuati per la commessa sono tracciati con riferimento alla commessa stessa:

• RDA (Richiesta di Acquisto) con campo commessa obbligatorio
• Ordini fornitore intestati alla commessa
• DDT in ingresso della merce destinata alla commessa
• Fatture passive dal modulo Fatturazione Elettronica automaticamente attribuite ai costi della commessa giusta
• Subappalti con contratto, SAL ricevuti e fatture del terzista tracciati come voce di costo separata

L'integrazione con il modulo Ciclo Passivo evita doppie immissioni e garantisce che ogni euro speso sia attribuito al progetto giusto.

Documenti di commessa centralizzati nel DMS

Ogni commessa diventa un fascicolo digitale completo dentro al modulo DMS - Gestione Documentale:

• Contratto firmato con il cliente
• Capitolato tecnico e specifiche
• Disegni esecutivi, planimetrie, schemi, render
• Permessi e autorizzazioni (CILA, SCIA, agibilità)
• Documentazione di sicurezza: POS (Piano Operativo di Sicurezza), PSC (Piano di Sicurezza e Coordinamento), DUVRI, attestati formazione operatori, DURC
• Verbali di cantiere e giornale dei lavori
• SAL (Stati di Avanzamento Lavori) firmati dalla DL
• Foto del cantiere caricate giornalmente dagli operatori via app
• Verbale di collaudo e certificazioni di conformità
• Certificazione lavori per pratiche fiscali (es. ecobonus, sismabonus, ristrutturazioni)

Ciclo attivo: SAL, fatturazione e incassi per commessa

Il modulo gestisce tutte le modalità di fatturazione tipiche del lavoro a commessa:

• Fatturazione a SAL: emissione di una fattura di acconto al raggiungimento di una percentuale di avanzamento dichiarata e firmata dalla Direzione Lavori
• Fatturazione a milestone: fatture al raggiungimento di obiettivi contrattuali (consegna progetto esecutivo, completamento opere strutturali, fine montaggi, collaudo)
• Fatturazione a corpo o a misura: per appalti pubblici e privati con computo metrico
• Fatturazione a tariffa oraria: per servizi consulenziali con riepilogo ore approvato dal cliente
• Fatturazione finale a saldo con scioglimento delle riserve

Tutti gli incassi ricevuti dal cliente vengono attribuiti automaticamente alla commessa, alimentando in tempo reale il cashflow di commessa.

Cashflow di commessa e marginalità in tempo reale

La vista più importante del modulo è il cashflow di commessa: una proiezione temporale che mostra in qualsiasi momento:

• Costi sostenuti ad oggi (manodopera, materiali, subappalti, indiretti)
• Costi previsti residui per completare la commessa
• Ricavi fatturati ad oggi
• Ricavi previsti residui sulla base del piano fatturazione
• Incassi ricevuti ad oggi
• Incassi attesi sulla base delle scadenze contrattuali
• Marginalità ad oggi, marginalità prevista a fine commessa, scostamento da marginalità di preventivo
• Posizione finanziaria di commessa: differenza tra incassi e pagamenti effettivi

Le commesse in difficoltà (over budget, in ritardo, sottoincassate) generano alert automatici al responsabile e al direttore commerciale, permettendo di intervenire prima che il problema diventi irreversibile.

Subappalti, terzisti e responsabilità solidale

Per le commesse che prevedono subappalti (frequente in edilizia, impiantistica, manutenzioni complesse) il modulo gestisce:

• Anagrafica subappaltatori con verifica DURC, polizza, autorizzazioni
• Contratti di subappalto con piano economico e SAL previsti
• Ricezione SAL del terzista, controllo congruità, registrazione fattura passiva
• Verifica responsabilità solidale: blocco pagamento se DURC scaduto o non in regola
• Riaddebito al cliente dei subappalti come quote del SAL principale

Reportistica direzionale per commesse

Il modulo genera report fondamentali per la gestione direzionale:

• Cruscotto commesse aperte: stato avanzamento, marginalità prevista vs consuntiva, alert
• Analisi ABC: classifica commesse per fatturato, marginalità, rischio
• Analisi per cliente: rendimento storico delle commesse svolte per ogni committente
• Analisi per tipologia: confronto marginalità tra tipi di lavoro per orientare le scelte commerciali
• Forecast cashflow consolidato: somma dei cashflow di tutte le commesse aperte per pianificazione tesoreria
• Report consuntivo finale: una volta chiusa la commessa, lessons learned per migliorare i preventivi futuri

I dati confluiscono nella Dashboard AI, nella Reportistica e KPI e nel modulo Tesoreria e Cashflow per visione consolidata aziendale.

Integrazione con tutto il gestionale Gestya

Il modulo Gestione Commesse è il punto di convergenza di tutto il gestionale per chi lavora per progetto: usa Anagrafiche per clienti e fornitori, Articoli per i materiali, Magazzino per i prelievi, Ciclo Attivo e Passivo per acquisti e fatturazione, Risorse Umane per il costo personale (con integrazione HRPRO per payroll), DMS per i documenti di commessa, Contabilità Generale per i ribaltamenti contabili, Tesoreria per la posizione finanziaria. Per workflow personalizzati di approvazione e gestione cantieri, l'integrazione con Processi.cloud permette di costruire processi su misura con AI generativa.